Organisasi Berubah: Jadikan Ia “Boleh Kembali” dengan Fungsi

Bolehkah Transformasi Organisasi Suntory “Dibalikkan”?

Transformasi organisasi yang dilancarkan oleh Presiden baru Suntory, Tuan Nishida, sedang hangat diperkatakan. Keputusan berani untuk menukar perniagaan minuman keras daripada sistem bahagian perniagaan tradisional kepada “paksi fungsi”. Secara khusus, ini adalah langkah untuk menyusun semula organisasi yang sebelum ini dibahagikan mengikut kategori produk seperti bir dan wiski, kepada fungsi seperti pemasaran dan pengeluaran.

Melihat berita ini dari perspektif “pengurusan yang boleh kembali”, terdapat satu perkara yang sangat menarik. Walaupun Presiden Nishida sendiri berkata “perubahan membawa kesakitan”, tersirat di dalamnya terdapat petunjuk tentang “kebolehbalikan” dalam transformasi organisasi.

Mengapa Peralihan kepada “Paksi Fungsi” Menjadi Tumpuan?

Industri minuman keras kini berada dalam era transformasi yang tidak pernah berlaku sebelum ini. Penyatuan cukai alkohol, kepelbagaian citarasa pengguna, dan yang paling penting, pengecutan pasaran bir. Dalam sistem di mana setiap bahagian perniagaan sebelum ini merangka strategi secara bebas, sukar untuk membuat keputusan yang optimum untuk seluruh syarikat.

Oleh itu, Suntory memilih untuk beralih kepada “paksi fungsi”. Dengan menyusun semula organisasi mengikut fungsi seperti pemasaran, jualan, dan pengeluaran, matlamatnya adalah untuk menghapuskan pertindihan sumber dan mewujudkan sinergi di peringkat seluruh syarikat.

Tiga Situasi di mana PKS “Tidak Boleh Kembali” Selepas Reformasi Organisasi

Namun, apa yang perlu difikirkan oleh pengurus PKS di sini ialah dalam reformasi organisasi, sentiasa ada risiko “tidak boleh kembali”. Tidak seperti syarikat besar seperti Suntory, PKS mempunyai ruang yang terhad jika reformasi gagal.

Risiko Mengikat Peranan kepada Seseorang

Perkara paling berbahaya dalam reformasi organisasi ialah mengikat peranan kepada seseorang. Jika anda memutuskan “mulai sekarang, awak adalah Ketua Jabatan Pemasaran”, sukar untuk berundur jika orang itu tidak berfungsi seperti yang diharapkan.

Dalam kes Suntory, peralihan kepada paksi fungsi adalah reka bentuk di mana “orang menyesuaikan diri dengan fungsi”. Ini adalah perbezaan antara “orang menyesuaikan diri dengan fungsi” atau “fungsi menyesuaikan diri dengan orang”. Jika yang pertama, fungsi dapat dikekalkan walaupun orang berubah, meningkatkan kebolehbalikan.

Mengaburkan Tanggungjawab Melalui Sistem dan Kontrak

Semasa reformasi organisasi, peranan dan skop tanggungjawab baru ditakrifkan, tetapi jika ini kabur, sukar untuk berundur. Permulaan yang kabur seperti “cuba buat di jabatan ini buat sementara waktu” akan menyebabkan “siapa yang membuat keputusan apa” menjadi tidak jelas, dan menjadi punca reformasi itu sendiri gagal.

Meneruskan Tanpa Memahami Keadaan Sebenar

Adalah berbahaya untuk meneruskan hanya berdasarkan andaian “menukar kepada paksi fungsi pasti akan meningkatkan kecekapan”. Jika reformasi dijalankan tanpa memerhatikan aliran kerja sebenar di lapangan, titik hubungan dengan pelanggan, dan laluan penyampaian maklumat, kesan sampingan yang tidak dijangka akan timbul.

Tiga Syarat untuk “Reformasi Organisasi yang Boleh Kembali”

Jadi, apakah syarat untuk “reformasi organisasi yang boleh kembali” yang perlu dipelajari oleh pengurus PKS daripada kes Suntory?

1. Tentukan Tempoh Penilaian Terlebih Dahulu

Sebelum memulakan reformasi organisasi, tetapkan “bila dan berdasarkan apa keputusan akan dibuat”. Dengan menetapkan tempoh penilaian yang konkrit seperti “menilai pencapaian sasaran jualan selepas tiga bulan”, kesan reformasi dapat diukur secara objektif.

2. Jelaskan Perkara yang Perlu Dipantau

Untuk mengukur kesan reformasi, tentukan terlebih dahulu apa yang akan dipantau. Contohnya, tetapkan penunjuk kuantitatif dan kualitatif seperti “kekerapan perkongsian maklumat antara jabatan”, “kelajuan respons pelanggan”, dan “tahap kepuasan pekerja”.

3. Tentukan Cara untuk Kembali Jika Gagal

Ini adalah yang paling penting. Jika reformasi tidak berjaya, tentukan terlebih dahulu sejauh mana untuk kembali dan bahagian mana yang perlu diperbaiki. Sama ada untuk memulihkan segala-galanya atau hanya membetulkan sebahagian, dengan menjelaskan syarat penarikan diri, halangan psikologi akan berkurangan.

Intipati “Kebolehbalikan” yang Dipelajari daripada Reformasi Suntory

Presiden Nishida dari Suntory juga berkata “perubahan adalah eksperimen”. Ini adalah intipati “pengurusan yang boleh kembali”. Dengan menganggap reformasi organisasi sebagai “eksperimen” dan bukan “keputusan”, kerosakan apabila gagal dapat diminimumkan.

Sebab Peralihan kepada Paksi Fungsi “Boleh Kembali”

Peralihan kepada paksi fungsi, pada pandangan pertama, kelihatan seperti perubahan besar, tetapi sebenarnya ia direka untuk “boleh kembali”. Ini kerana, walaupun organisasi disusun semula mengikut fungsi, setiap ketua fungsi masih mempunyai pengalaman dalam bahagian perniagaan sebelum ini. Dengan kata lain, jika perlu, adalah mungkin untuk kembali kepada sistem bahagian perniagaan.

Ini berdasarkan prinsip “tidak mengikat peranan kepada seseorang”. Peralihan kepada paksi fungsi adalah reka bentuk di mana “orang menyesuaikan diri dengan fungsi”, dan fungsi dapat dikekalkan walaupun orang berubah.

Langkah Konkrit “Reformasi Organisasi yang Boleh Kembali” untuk PKS

Akhir sekali, kami perkenalkan langkah konkrit “reformasi organisasi yang boleh kembali” yang boleh diamalkan oleh pengurus PKS mulai hari ini.

Mulakan dengan “Penempatan Sementara”

Daripada melakukan reformasi organisasi secara sekaligus, mulakan dengan “penempatan sementara” dengan menukar hanya jabatan tertentu kepada paksi fungsi. Contohnya, susun semula hanya jabatan pemasaran mengikut fungsi dan uji selama tiga bulan. Berdasarkan hasilnya, tentukan sama ada untuk melaksanakan di seluruh syarikat atau kembali kepada asal.

Mulakan sebagai “Pengecualian”

Mulakan reformasi organisasi sebagai “pengecualian” dan bukan “perubahan rasmi”. Dengan memulakan dalam bentuk “hanya jabatan ini, hanya selama tiga bulan, cuba dengan paksi fungsi”, kos psikologi jika gagal dapat dikurangkan.

Tentukan “Cara Kembali” Terlebih Dahulu

Sebelum memulakan reformasi, pastikan anda menetapkan “cara kembali”. Tetapkan syarat konkrit seperti “jika jualan selepas tiga bulan jatuh di bawah 90% berbanding tahun sebelumnya, kembali kepada sistem bahagian perniagaan asal”.

Kesimpulan

Transformasi organisasi Suntory mungkin merupakan keputusan berani yang hanya boleh dilakukan oleh syarikat besar. Namun, konsep “kebolehbalikan” yang menjadi intipatinya adalah sesuatu yang patut diterapkan oleh PKS.

Anggaplah reformasi organisasi sebagai “eksperimen” dan bukan “keputusan”, dan tetapkan tempoh penilaian, titik pemantauan, dan cara kembali terlebih dahulu. Inilah intipati “pengurusan yang boleh kembali”.

Dengan mereka bentuk berdasarkan andaian kegagalan, cabaran yang lebih berani menjadi mungkin. Bagaimana jika reformasi organisasi syarikat anda juga dimulakan dengan “bentuk yang boleh kembali”?