Kebiasaan Kecil Yang Membolehkan Organisasi Kembali Ke Bentuk Asal

Tanggapan Bahawa “Perubahan Organisasi Bermula Dengan Pelan Besar”

Apabila cuba mengubah organisasi, ramai pengurus mengambil pendekatan “tentukan hala tuju besar dahulu, kemudian lancarkan ke seluruh syarikat”. Pengenalan sistem penilaian baharu, penyusunan semula organisasi, pembaharuan misi dan visi — semuanya adalah projek besar-besaran.

Walau bagaimanapun, pendekatan ini mempunyai risiko yang besar. Setelah perubahan dimulakan, ia menjadi “tidak boleh kembali”.

Jumlah pelaburan, tanggungjawab kepada pihak dalam dan luar syarikat, serta jangkaan pihak berkepentingan. Semakin banyak perkara ini bertambah, semakin kuat psikologi “tidak boleh berhenti di sini” berfungsi, menyebabkan perubahan diteruskan walaupun tiada kesan yang kelihatan. Akibatnya, organisasi dikenakan beban yang tidak perlu dan pekerja menjadi letih.

Kali ini, kita ingin memberi tumpuan kepada dua pendekatan: “Sains Organisasi Klinikal (COS)” dan “Fogg Tiny Habits”. Kedua-duanya adalah metodologi untuk memulakan perubahan organisasi daripada “eksperimen kecil”, tepat menyentuh intipati “pengurusan yang boleh kembali”.

Mengapa Perubahan Besar Tidak Boleh Kembali

Terdapat tiga sebab utama mengapa perubahan organisasi menjadi tidak boleh kembali.

Pertama, ia mengunci peranan dan jangkaan orang ramai. Apabila pelantikan dibuat untuk ketua projek atau ahli pasukan pelaksana, mereka akan menganggapnya sebagai “kerja yang menentukan penilaian mereka”, menjadikan pengunduran sukar.

Kedua, tanggungjawab dikaburkan melalui kontrak dan sistem. Mengupah perunding luar, memperkenalkan sistem mahal, dan menetapkan KPI seluruh syarikat — semuanya menyukarkan “pengunduran”.

Ketiga, perubahan diteruskan tanpa memahami keadaan sebenar. Pada peringkat perancangan, gambaran ideal “sepatutnya begini” dilukis, dan ia berjalan tanpa mengambil kira realiti di lapangan. Apabila sedar, banyak sumber telah dibelanjakan.

Ringkasnya, perubahan besar mudah kehilangan “kebolehbalikan”.

Syarat Kebiasaan Kecil Mengubah Organisasi

Di sinilah idea Fogg Tiny Habits berguna. Metodologi yang dicadangkan oleh Dr. BJ Fogg dari Universiti Stanford ini berdasarkan prinsip bahawa “semakin kecil tindakan dimulakan, semakin mudah ia menjadi kebiasaan”.

Jika diaplikasikan kepada organisasi, langkah-langkah berikut boleh dipertimbangkan.

Pertama, “kaitkan dengan tindakan sedia ada”. Contohnya, selepas perhimpunan pagi setiap hari, tambahkan kebiasaan “berkongsi satu perkara yang ingin diperbaiki hari ini”. Ini sahaja sudah menurunkan halangan psikologi untuk memulakan inisiatif baharu.

Seterusnya, “rayakan kejayaan”. Apabila tindakan kecil berjaya dilakukan, akui dan puji ia. Ini memupuk “budaya yang mengalu-alukan perubahan” dalam organisasi.

Kemudian, “tetapkan tempoh penilaian yang pendek”. Tentukan sama ada untuk “meneruskan atau berhenti” dalam tempoh seminggu, atau tiga hari. Ini meminimumkan kos kegagalan.

Kelebihan terbesar pendekatan ini ialah ia “boleh kembali”. Jika kebiasaan tidak menjadi, cuma berhenti sahaja. Ia tidak akan menjadi perubahan organisasi besar-besaran atau pembaziran belanjawan.

Kepentingan “Pemerhatian” Yang Diajar Sains Organisasi Klinikal

Sementara itu, Sains Organisasi Klinikal (COS) mengambil pendekatan perubatan dengan “mendiagnosis” dan “merawat” masalah organisasi. Yang penting ialah memisahkan “diagnosis” dan “rawatan”.

Banyak perubahan organisasi memulakan rawatan (pembaharuan) tanpa diagnosis. Contohnya, “Jualan menurun, jadi mari ubah sistem jualan”. Namun, masalah sebenar mungkin di tempat lain.

Dalam COS, suara di lapangan didengar dengan teliti, data dikumpul, dan struktur masalah divisualisasikan. Melalui proses “pemerhatian” ini, “apa yang perlu diubah” menjadi jelas.

Kemudian, rawatan (pembaharuan) juga dimulakan dengan intervensi kecil. Bukan “semakan semula sistem penilaian seluruh syarikat”, tetapi “ubah kaedah maklum balas di satu jabatan sahaja”.

Pendekatan ini juga adalah reka bentuk yang “boleh kembali”. Jika intervensi tidak berkesan, ia boleh dikembalikan kepada asal. Kesan sampingan dapat diminimumkan sambil mengesahkan keberkesanan.

Perubahan Organisasi Sebagai “Eksperimen”

Mengintegrasikan idea-idea ini membawa kepada kesimpulan bahawa perubahan organisasi harus dilihat sebagai “eksperimen”.

Eksperimen memerlukan elemen berikut:

• Hipotesis: “Jika kebiasaan ini diperkenalkan, penglibatan pekerja akan meningkat.”
• Kaedah pengesahan: “Selepas sebulan, ukur perubahan melalui kaji selidik.”
• Syarat pengunduran: “Jika tiada kesan, berhenti.”
• Cara kembali: “Tentukan prosedur untuk kembali ke keadaan asal.”

Dengan mengikuti rangka kerja ini, walaupun inisiatif terkecil menjadi peluang pembelajaran berharga untuk organisasi. Walaupun gagal, sebabnya menjadi jelas dan boleh digunakan untuk hipotesis seterusnya.

Amalan: “Perubahan Yang Boleh Kembali” Yang Boleh Dimulakan Hari Ini

Secara khusus, berikut adalah perkara yang boleh dimulakan hari ini.

Pertama, mulakan dengan “satu jabatan, satu kebiasaan”. Pelancaran seluruh syarikat boleh ditangguhkan. Contohnya, di jabatan sokongan pelanggan, perkenalkan kebiasaan “kongsi satu maklum balas pelanggan setiap hari”. Hanya itu sahaja.

Seterusnya, cipta “mekanisme pemerhatian” pada masa yang sama. Rekodkan bagaimana kebiasaan itu mempengaruhi kepuasan pelanggan atau masa respons. Tanpa data, keberkesanan tidak boleh dinilai.

Kemudian, peruntukkan masa untuk “refleksi setiap dua minggu”. Bincang dalam pasukan sama ada kebiasaan ini “perlu diteruskan, dihentikan, atau diubah suai”. Refleksi ini sendiri meningkatkan “keupayaan pembelajaran” organisasi.

Jika tiada kesan, berhenti dengan berani. Anggap ia sebagai “eksperimen dua minggu”, beban psikologi sepatutnya lebih ringan.

Kesimpulan: Organisasi Yang Boleh Kembali Lahir Daripada Eksperimen Kecil

Perubahan organisasi tidak perlu dimulakan dengan pelan besar. Sebaliknya, dengan memulakan eksperimen kecil, anda boleh meninggalkan ruang untuk kembali sambil bergerak ke hadapan dengan pasti.

Apa yang ditunjukkan oleh Sains Organisasi Klinikal dan Tabiat Kecil ialah kuasa “pemerhatian” dan “kebiasaan”. Tanpa pemerhatian, tiada penambahbaikan; tanpa kebiasaan, tiada pengukuhan.

Mengapa tidak mulakan dengan langkah kecil untuk organisasi anda? Langkah itu adalah langkah pertama ke arah organisasi yang boleh kembali.