Masalah Organisasi yang Terus Menyimpan Mekanisme yang Tidak Digunakan

Mengapa Ia Kekal Walaupun Diketahui “Tidak Digunakan”?

Banyak organisasi mempunyai mekanisme yang hanya tinggal bentuk, tidak digunakan secara aktif oleh sesiapa, tetapi menimbulkan suasana tegang apabila hendak dimansuhkan. Sama ada alat, sistem, peraturan, atau aliran kerja, persamaannya ialah ia tidak dihapuskan walaupun semua sedar ia “tidak digunakan”. Artikel ini mengkaji mengapa mekanisme yang tidak digunakan terus kekal dan implikasinya terhadap organisasi, dengan membahagikan analisis kepada lapisan keputusan pengurusan (Why) dan lapisan pelaksanaan pakar (How), serta memikirkan kepentingan keputusan boleh balik dalam pengurusan PKS.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

Masalahnya Bukan “Tidak Digunakan”

Perkara penting pertama ialah hakikat ia tidak digunakan bukanlah masalah terbesar. Masalah sebenar ialah tiada siapa yang mengkaji mengapa ia berhenti digunakan dan mengapa ia masih kekal. Dengan kata lain, keadaan di mana keputusan dibiarkan terbengkalai, bukan mekanisme itu sendiri, adalah masalahnya.

Mekanisme Menjadi “Kesan Keputusan Masa Lalu”

Kebanyakan mekanisme yang tidak digunakan pada asalnya adalah munasabah dan dicipta untuk menyelesaikan sesuatu masalah. Namun, dengan peredaran masa, perubahan prasyarat, kandungan kerja dan pertukaran kakitangan menyebabkan ia kehilangan fungsinya. Ia terus kekal kerana memansuhkan mekanisme itu dilihat seolah-olah menolak keputusan pada masa itu. Ini adalah contoh tipikal di mana sifat boleh balik (reversibility) sesuatu keputusan pengurusan tidak diambil kira.

Tidak Boleh Dimansuhkan Kerana “Tanggungjawab” yang Kabur

Banyak mekanisme kekal tanpa kejelasan tentang siapa yang membuat keputusan atau memikul tanggungjawab. Akibatnya, tiada yang mencadangkan pemansuhan, dan timbul suasana tidak mahu bertanggungjawab jika masalah timbul selepas pemansuhan. Ini adalah isu reka bentuk organisasi, iaitu ketiadaan tanggungjawab atas keputusan, bukan masalah mekanisme itu sendiri.

Lapisan Pelaksanaan Pakar (How)

Struktur yang Mengekalkan Mekanisme Tidak Digunakan

Pada lapisan pelaksanaan pakar, kita melihat struktur yang menyebabkan mekanisme tidak digunakan terus kekal dalam proses kerja khusus.

① “Bersedia-sedia” Menjadi Peraturan Rasmi

Awalnya atas sebab “biarlah kekal untuk berjaga-jaga” atau “mungkin digunakan untuk beberapa kes”, ia didokumenkan, dijadikan peraturan dan bertukar menjadi mekanisme rasmi. Pada ketika ini, berlakunya pembalikan di mana mekanisme yang tidak digunakan bertukar menjadi “mekanisme yang mesti digunakan”.

② Tindak Balas Pengecualian Dinaik Taraf kepada Sistem

Apabila tindak balas pengecualian sekali sahaja disistematikan atas nama “mencegah berulang” atau “mencegah pengkhususan individu”, mekanisme untuk kes yang hampir tidak berlaku akan terus kekal. Hasilnya, terwujud keadaan tidak cekap di mana operasi biasa terikat dengan piawaian pengecualian.

③ Fakta Tidak Digunakan Tidak Mempengaruhi Penilaian

Dalam kebanyakan organisasi, mencipta atau melaksanakan mekanisme dinilai, tetapi penghentian penggunaannya atau pemansuhannya tidak dinilai. Akibatnya, struktur “mekanisme bertambah, tidak berkurang” menjadi kukuh.

Soalan untuk Menyemak Semula Mekanisme yang Terus Kekal

Apabila menyemak semula proses kerja atau sistem, mulakan dengan soalan berikut:

• Untuk keputusan apakah mekanisme ini wujud?
• Adakah keputusan itu masih penting sekarang?
• Jika mekanisme ini tiada, siapakah yang akan menghadapi masalah secara khusus dan bagaimana?

Perkara penting di sini ialah bukan kegelisahan kabur seperti “rasanya ada yang akan menghadapi masalah”, tetapi sama ada kita dapat menyatakan dengan kata-kata “siapa dan bagaimana mereka akan menghadapi masalah”. Ini adalah langkah pertama untuk memperjelas pendelegasian kuasa dan lokus tanggungjawab.

Kesilapan Biasa

Kesilapan ①: Mekanisme Tidak Digunakan Adalah Hasil Sambil Lewa

Dalam kebanyakan kes, ini bukan sambil lewa. Ia adalah hasil keputusan yang tidak ditarik balik selepas masa berlalu, menunjukkan proses membuat keputusan pengurusan masih belum selesai.

Kesilapan ②: Mekanisme Mesti Dipatuhi Setelah Dicipta

Yang perlu dipatuhi bukanlah mekanisme itu sendiri, tetapi kewajaran keputusan. Jika persekitaran berubah, keputusan yang pernah munasabah juga perlu disemak semula, dan inilah pengurusan organisasi yang sihat.

Kesimpulan (Tiada Jawapan Betul)

Mekanisme yang tidak digunakan adalah kesan keputusan masa lalu. Masalahnya bukan pada mekanisme itu sendiri, tetapi keputusan yang tidak ditarik balik, dan ketidakmampuan memansuhkannya adalah kerana tanggungjawab yang kabur. Menyemak semula mekanisme memerlukan keputusan pengurusan yang lebih tinggi berbanding menciptanya. Organisasi yang terus menyimpan mekanisme tidak digunakan bukanlah organisasi yang tidak boleh berubah, tetapi organisasi yang tidak dapat menyelesaikan keputusannya. Kesedaran ini adalah langkah pertama ke arah keputusan pengurusan fleksibel yang mengambil kira sifat boleh balik dan reka bentuk organisasi yang mampan.