Keputusan Pengurusan: Susun Semula Struktur Operasi Sebelum Membuat Keputusan Pengambilan

Pengambilan Pekerja Itu Sendiri Bukan Penyelesaian Masalah

Apabila kekurangan tenaga kerja menyebabkan operasi terjejas, pemilik perniagaan sering terpaksa turun padang mengendalikan tugas terperinci. Ramai organisasi memilih untuk “mengambil pekerja baru” apabila berdepan masalah ini, tetapi menambah pekerja tanpa mengenal pasti punca sebenar hanya menangguhkan masalah, bukan menyelesaikannya. Menambah pekerja tanpa menyusun semula isu struktur operasi hanya akan menyebabkan organisasi terus menanggung masalah struktur yang sama, dengan beban dan jumlah pekerja yang semakin meningkat.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

Keputusan Pengambilan Adalah Keputusan Struktur

Keputusan pengambilan pekerja kelihatan seperti keputusan sumber manusia, tetapi intipatinya adalah keputusan mengenai struktur operasi. Pengambilan pekerja dalam keadaan di mana tugas-tugas, pemiliknya, dan tempat keputusan tersekat tidak disusun dengan jelas, akan menyebabkan masalah itu dikaitkan secara kekal dengan “individu”.

Apa Maksud Menyusun Semula Struktur Operasi

Menyusun semula struktur operasi bukan sekadar menyenaraikan tugas. Yang penting adalah memperjelaskan tujuan setiap tugas, hubungan antara tugas, serta lokasi keputusan dan tanggungjawab, kemudian menyusun semula semua ini sebagai satu struktur yang koheren.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

3 Paksi Utama dalam Penyusunan Semula Struktur Operasi

Sebelum membuat keputusan pengambilan, adalah penting untuk menyusun sekurang-kurangnya tiga perkara berikut.

① Titik Tumpuan Keputusan

Kenal pasti di mana keputusan tersekat dan siapa yang menunggu keputusan. Tugas di mana keputusan tertumpu pada satu tempat tertentu berkemungkinan besar menunjukkan masalah struktur (masalah proses operasi) dan bukannya kekurangan tenaga kerja.

② Kelangsungan Tugas

Nilai sama ada tugas itu bersifat sementara atau akan berterusan walaupun fasa organisasi berubah. Mengambil pekerja untuk tugas yang kurang berkelangsungan akan mewujudkan situasi yang sukar untuk ditarik balik.

③ Kebolehpisahan

Semak sama ada tugas itu boleh dipisahkan daripada tugas lain dan sama ada hasil serta tanggungjawabnya boleh ditakrifkan secara berasingan. Menyerahkan tugas yang tidak boleh dipisahkan sepenuhnya kepada seseorang individu berisiko menjadikan kandungan tugas itu seperti “kotak hitam”.

Apa Berlaku Jika Mengambil Pekerja Tanpa Menyusun Struktur

Mengambil pekerja tanpa menyusun semula struktur operasi akan mencetuskan kitaran negatif berikut. Tugas akan diamanahkan dengan jangkaan yang kabur, sehingga sukar untuk menjelaskan mengapa hasil tidak tercapai. Akhirnya, ini akan berkembang menjadi masalah penilaian dan kepercayaan. Ini bukan masalah individu, tetapi masalah keputusan pengurusan organisasi yang meletakkan orang tanpa menentukan struktur terlebih dahulu.

Keadaan di Mana Keputusan Pengambilan Bermakna

Keputusan pengambilan hanya bermakna setelah struktur operasi disusun dan keadaan berikut disahkan:

• Tugas telah dipisahkan dengan jelas
• Lokasi keputusan dan tanggungjawab dapat dilihat
• Tugas itu berterusan dan berulang

Pengambilan dalam keadaan ini bukan sekadar keputusan untuk menambah bilangan pekerja, tetapi keputusan untuk mengembangkan struktur yang telah disusun dengan baik.

Kesilapan Biasa

Kesilapan ①: Penyusunan Struktur adalah Tugas Pihak Operasi

Reka bentuk struktur operasi harus dilakukan dari perspektif pengoptimuman keseluruhan organisasi, bukan pengoptimuman operasi semata-mata, dan pihak yang bertanggungjawab membuat keputusan ini tiada lain selain pengurus. Reka bentuk organisasi adalah peranan penting pengurus.

Kesilapan ②: Mengambil Pekerja Selepas Menyusun Struktur Akan Melambatkan Proses

Mengambil pekerja tanpa menyusun struktur sebenarnya akan menyebabkan kelewatan yang lebih besar dalam jangka sederhana dan panjang. Pengambilan pekerja yang tidak boleh ditarik balik akan menghilangkan fleksibiliti dan kebolehbalikan organisasi dengan serta-merta.

Soalan Terakhir untuk Disemak Sebelum Membuat Keputusan Ini

Apakah masalah yang cuba diselesaikan dengan pengambilan pekerja sekarang? Adakah ia benar-benar masalah bilangan orang, atau sebenarnya masalah struktur operasi? Adakah terdapat ruang untuk mengubah struktur tanpa menambah pekerja? Jika soalan-soalan ini tidak dapat dijawab dengan jelas, maka keputusan pengambilan masih terlalu awal.

Kesimpulan (Tiada Jawapan Mutlak)

Dalam perniagaan kecil dan sederhana (PKS), keputusan pengambilan pekerja adalah lanjutan daripada keputusan struktur operasi. Menambah pekerja tanpa menyusun struktur berisiko menetapkan dan memburukkan masalah, jadi adalah penting untuk membuat keputusan berdasarkan struktur, bukan individu. Persoalan sama ada perlu mengambil pekerja atau tidak boleh dipertimbangkan selepas struktur operasi disusun, dan ini adalah teras kepada keputusan pengurusan yang boleh dibalikkan.