Bila Perubahan Polisi Menjadi Masalah dan Bila Tidak

Bila Keputusan Ini Menjadi Masalah

Apabila persekitaran pasaran atau keadaan organisasi berubah, dan meneruskan polisi sedia ada mula terasa janggal, atau apabila hasil yang dijangkakan tidak tercapai dan perubahan kelihatan lebih munasabah, semakan semula keputusan pengurusan menjadi keperluan. Namun, pada masa itu, kebimbangan seperti “adakah perubahan polisi akan menyebabkan kekeliruan di lapangan?”, “adakah saya akan dituduh bercanggah dengan kata-kata saya sebelum ini?”, atau “adakah ini akan menjadi isu tanggungjawab?” mungkin timbul, menyebabkan keraguan dalam membuat keputusan. Isu sebenarnya bukanlah pada perubahan polisi itu sendiri, tetapi sama ada terdapat struktur dalam organisasi yang menyebabkan perubahan polisi menjadi “masalah”.

Kes di mana Perubahan Polisi Menjadi Masalah

Dalam organisasi di mana perubahan polisi berkembang menjadi pertikaian atau konflik, selalunya terdapat gabungan syarat-syarat berikut.

Polisi Dianggap sebagai “Janji” atau “Jawapan Betul”

Apabila polisi dikongsi sebagai sesuatu yang mutlak, dan latar belakang atau premisnya tidak dinyatakan dengan jelas, perubahan mudah dianggap sebagai “pelanggaran janji” atau “penarikan balik kenyataan”. Ini menyukarkan pelaksanaan keputusan pengurusan yang boleh berbalik.

Polisi dan Penilaian/Tanggungjawab Dikaitkan Secara Langsung

Apabila tindakan selaras dengan polisi dimasukkan ke dalam sistem penilaian, perubahan polisi berpotensi menggugat legitimasi individu. Akibatnya, wujudnya naratif “perubahan polisi = penolakan seseorang” yang menghalang semakan semula proses kerja yang sihat.

Sebab Perubahan Dinyatakan sebagai “Kesimpulan Berdasarkan Hasil”

Penjelasan seperti “kita ubah kerana ia tidak berjaya” atau “kita betulkan kerana gagal” tidak berkongsi mengapa perubahan dilakukan sekarang atau apa yang baru diketahui. Cara penjelasan ini mudah menimbulkan bantahan emosi dan memerlukan perhatian khusus dalam pengurusan PKS.

Kes di mana Perubahan Polisi Tidak Menjadi Masalah

Sebaliknya, terdapat juga organisasi di mana perubahan polisi jarang menimbulkan geseran besar. Di situ, premis berikut biasanya telah wujud.

Polisi Dianggap sebagai “Keputusan”

Polisi dikongsi sebagai pilihan (keputusan) dalam keadaan tertentu, dengan pemahaman bersama bahawa “jika premis berubah, ia perlu disemak semula”. Dalam kes ini, perubahan diterima secara positif sebagai “pengemaskinian keputusan”, membolehkan pengurusan yang boleh berbalik diamalkan.

Skop Kesan Perubahan Telah Disusun

Oleh kerana apa yang berubah dan apa yang kekal ditunjukkan terlebih dahulu, perubahan tidak dilihat sebagai penolakan terhadap segala-galanya. Penjelasan skop kesan adalah sebahagian daripada reka bentuk organisasi yang berkesan, selari dengan pendelegasian kuasa.

Sebab Perubahan Dinyatakan sebagai “Hasil Pemerhatian”

Penjelasan seperti “hasil pemerhatian menunjukkan premis telah berubah” atau “kita dapati perkara yang berbeza daripada jangkaan” memberi fokus kepada “apa yang telah diketahui”, bukan “apa yang betul” atau “siapa yang salah”. Ini adalah proses kerja penting bagi organisasi yang sentiasa belajar.

Perbezaan Asas yang Membezakan Kedua-duanya

Pembeza antara menjadi masalah atau tidak bukanlah kekerapan perubahan atau keupayaan penerangan pemimpin. Perbezaan muktamad terletak pada premis asas organisasi: sama ada polisi dianggap sebagai “jawapan betul yang perlu ditetapkan” atau sebagai “keputusan yang boleh dikemaskini”.

Soalan untuk Memikirkan Semula Keputusan Ini

Untuk meningkatkan kebolehbalikan keputusan pengurusan, adalah berkesan untuk menanyakan soalan-soalan berikut kepada diri sendiri:

• Di bawah premis apakah polisi ini dikongsi sebelum ini?
• Bolehkah perubahan premis itu dijelaskan sebagai pemerhatian?
• Struktur apakah yang menyebabkan perubahan polisi diterima sebagai keputusan siapa?
• Adakah perubahan ini suatu penolakan, atau suatu pengemaskinian?

Jika soalan-soalan ini tidak dapat dijawab, kemungkinan besar masalahnya bukan pada perubahan polisi itu sendiri, tetapi pada cara polisi telah diuruskan sebelum ini – iaitu, pada struktur pembuatan keputusan dan pendelegasian kuasa organisasi itu sendiri.