Bina Sistem yang Boleh Diulang Dahulu, Baru Cari Bakat Terbaik

Ilusi “Masalah Selesai Jika Ada Orang yang Bagus”

Apabila organisasi tidak berjalan lancar, pemikiran yang mudah terlintas dalam fikiran pemimpin perniagaan ialah, “Kalau ada orang yang lebih bagus…”. Pemikiran ini adalah semula jadi, dan memang benar dengan kemasukan bakat yang baik, banyak masalah dapat diselesaikan dalam jangka pendek. Namun, di sebaliknya, organisasi mula menanggung risiko lain.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

Bakat Terbaik Menyelesaikan Masalah Sambil Menyembunyikannya

Apabila bakat terbaik memasuki organisasi, perubahan baik berlaku di mana keputusan menjadi lebih pantas, masalah tidak muncul ke permukaan, dan beban pemimpin perniagaan berkurangan buat sementara waktu. Namun, pada masa yang sama, menjadi sukar untuk melihat di mana keputusan dibuat, mengapa sesuatu berjalan, dan apa masalah sebenarnya. Akibatnya, masalah tidak diselesaikan, tetapi hanya diserap oleh individu yang berbakat itu.

Apakah Maksud Sistem yang Boleh Diulang?

Sistem di sini bukan merujuk kepada alat IT yang mahal atau infrastruktur automasi. Ia merujuk kepada mekanisme yang boleh diulang, di mana sesiapa pun yang melakukannya akan mendapat hasil yang sama, kriteria keputusan dapat dijelaskan dengan kata-kata, dan prosedur serta pengecualian telah disusun dengan teratur. Sistem yang boleh diulang mempunyai ciri-ciri di mana ia tetap berfungsi walaupun orang bertukar, punca masalah dapat dikesan apabila berlaku, dan penambahbaikan dapat dilakukan secara berterusan.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Apa yang Berubah Jika Sistem Dibina Dahulu?

Apabila sistem yang boleh diulang dibina terlebih dahulu, perubahan berikut akan berlaku. Keputusan yang memerlukan kepakaran dapat dipisahkan, skop tugasan yang perlu diamanahkan kepada manusia menjadi jelas, dan kriteria pengambilan pekerja menjadi lebih spesifik. Hasilnya, organisasi dapat menjelaskan “jenis orang apakah yang diperlukan”.

Masalah yang Sering Berlaku Jika Mengambil Orang Dahulu

Apabila mengambil orang terlebih dahulu, fenomena berikut cenderung berlaku.

• Cara kerja menjadi bergantung pada individu tertentu.
• Organisasi tidak dapat berfungsi tanpa orang tersebut.
• Ahli pasukan lain tidak dapat berkembang.

Ini bukan masalah kualiti bakat, tetapi masalah keputusan pengurusan organisasi yang tidak membina struktur.

Apa yang Dapat Dilihat dalam Organisasi yang Mengutamakan Sistem

Dalam organisasi yang mengutamakan kebolehulangan, perkara berikut menjadi jelas.

• Tugas yang benar-benar memerlukan pertimbangan manusia.
• Tugas yang boleh diautomasikan atau distandardkan.
• Situasi di mana kekuatan individu perlu dimanfaatkan.

Dalam kebanyakan kes, kita akan sedar bahawa bakat terbaik hanya diperlukan untuk sebahagian kecil keputusan sahaja.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Sistem Menghalang Bakat Terbaik untuk Bersinar

Sistem yang boleh diulang tidak menghalang bakat terbaik untuk bersinar. Ia adalah asas untuk mengurangkan keputusan yang tidak perlu dan memfokuskan pada keputusan yang benar-benar bernilai.

Kesalahfahaman ②: Sistem Boleh Dibina Kemudian

Membina sistem selepas bilangan pekerja bertambah cenderung menimbulkan konflik cara kerja dan penentangan emosi. Membinanya dari awal adalah keputusan yang jauh lebih mudah untuk ditarik balik (keputusan dengan kebolehbalikan tinggi).

Soalan Terakhir untuk Disemak dengan Keputusan Ini

Bolehkah anda menjawab soalan berikut mengenai tugas tersebut?

• Adakah ia boleh diulang oleh sesiapa sahaja?
• Adakah kriteria keputusan dapat dijelaskan dengan kata-kata?
• Adakah ia berdasarkan andaian bahawa ia akan berterusan walaupun orang bertukar?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, terdapat ruang untuk membina sistem sebelum mengambil pekerja.

Ringkasan (Tiada Jawapan Mutlak)

Bakat terbaik menyelesaikan masalah sambil menyembunyikannya, manakala sistem yang boleh diulang mendedahkan masalah. Adalah penting untuk membina struktur terlebih dahulu sebelum mencari bakat. Sebelum mencari bakat terbaik, tanyakan diri anda: adakah proses kerja dan reka bentuk organisasi anda boleh berfungsi tanpa orang itu? Itulah inti pati keputusan pengurusan ini.