Kenapa “Penetapan” Menyukarkan Kembali Ke Asal
Perkara paling menakutkan dalam keputusan pengurusan bukanlah kegagalan keputusan itu sendiri. Sebaliknya, akibat daripada keputusan tersebut, organisasi atau sistem menjadi “tetap” dan sukar untuk kembali ke keadaan asal.
Contohnya, anda melantik seorang pekerja cemerlang sebagai ketua projek baharu. Selepas enam bulan, projek itu tidak berjalan lancar dan anda memutuskan untuk menarik diri. Namun, pekerja tersebut kini memegang jawatan “Pengarah Bahagian Perniagaan Baharu” dan harapan orang sekeliling sudah tinggi. Sukar untuk mengembalikannya ke jabatan asal kerana jawatan sudah diisi. Akibatnya, pekerja itu terumbang-ambing dan akhirnya meletak jawatan — kes sebegini bukanlah sesuatu yang luar biasa.
Masalah di sini bukanlah keputusan untuk menarik diri daripada projek, tetapi penetapan seseorang pada jawatan tersebut. Jawatan, harapan, dan skop tanggungjawab ditetapkan tanpa tempoh percubaan. Inilah faktor utama yang menghilangkan kebolehbalikan keputusan pengurusan.
Tiga Risiko Penetapan dalam Organisasi
Sepanjang pengalaman saya membantu banyak PKS menjalani transformasi organisasi, saya dapati “penetapan” yang menyukarkan pengembalian keputusan pengurusan terbahagi kepada tiga corak utama.
1. Penetapan Tenaga Kerja
Risiko di mana karier dan skop tanggungjawab seseorang menjadi kaku hanya dengan satu ayat “Serahkan saja pada orang itu.” Terutama dalam PKS, individu penting sering memegang pelbagai peranan, dan setelah ditetapkan, sukar untuk diuraikan semula.
Dalam satu kes klien syarikat pembuatan, pengurus kilang turut diberi tanggungjawab sebagai ketua perniagaan baharu. Akibatnya, kualiti perniagaan sedia ada merosot. Perniagaan baharu juga tidak berjaya, dan mengambil masa enam bulan untuk kembali ke struktur asal. Sepanjang tempoh itu, pengurus kilang terpaksa menanggung kedua-dua tanggungjawab dan mengalami tekanan mental yang teruk.
2. Penetapan Peraturan
“Buat peraturan, pastikan ia dipatuhi” — nampaknya keputusan pengurusan yang betul. Namun, setelah peraturan dibuat, kita sering terlepas peluang untuk menyemaknya semula.
Contohnya, peraturan kerja jarak jauh yang diperkenalkan semasa pandemik COVID-19. Walaupun ia berfungsi dalam kecemasan, ramai syarikat masih mengekalkan peraturan “masuk pejabat tiga hari seminggu” walaupun status penyakit berjangkit sudah berubah. Penetapan peraturan menyebabkan organisasi tidak dapat mengikuti perubahan realiti dan menjadi kaku.
3. Penetapan Alat
Pengenalan SaaS atau sistem kerja juga berisiko tinggi untuk penetapan. Alat yang dimulakan dengan niat “cuba dulu” akhirnya tersemat dalam proses kerja dan sukar untuk dibatalkan — cerita biasa.
Yang lebih rumit ialah apabila aliran kerja diubah suai mengikut alat tersebut. Untuk menukar alat, keseluruhan aliran kerja perlu disemak semula, dan kos ini menyebabkan kita memilih untuk kekal dengan status quo. Ini adalah corak tipikal kehilangan kebolehbalikan keputusan.
Tiga Prinsip Reka Bentuk untuk Mencegah Penetapan
Jadi, bagaimana kita boleh mencegah penetapan organisasi dan memastikan kebolehbalikan keputusan pengurusan? Berikut adalah tiga prinsip yang saya amalkan.
Prinsip 1: Tetapkan “Tarikh Luput” untuk Peranan
Apabila memberikan peranan baharu kepada seseorang, tetapkan “tempoh penilaian” dengan jelas. Contohnya, “Ketua projek selama tiga bulan” atau “Pengarah perniagaan baharu untuk tempoh enam bulan sahaja.”
Yang penting ialah meletakkan tempoh ini sebagai “untuk mengekalkan kebolehbalikan organisasi” dan bukan “untuk penilaian.” Apabila tempoh tamat, adakan sesi refleksi untuk memutuskan sama ada meneruskan, menarik diri, atau mengubah bentuk peranan. Ini mengelakkan penetapan individu.
Prinsip 2: Jadikan Peraturan Sebagai “Sementara”
Apabila memperkenalkan peraturan atau sistem baharu, nyatakan ia sebagai “operasi sementara” dari awal. Contohnya, “percubaan selama tiga bulan” atau “cuba di satu jabatan dahulu.” Ini memberikan kebolehbalikan kepada peraturan itu sendiri.
Kelebihan pendekatan ini bukan sahaja memudahkan perubahan peraturan. Apabila ahli pasukan menyedari ia adalah “peraturan sementara,” mereka kurang cenderung untuk mengeraskan tingkah laku mengikut peraturan tersebut. Penting untuk menyedari bahawa peraturan bukanlah sesuatu yang tetap, tetapi “hipotesis” untuk pemerhatian dan penambahbaikan.
Prinsip 3: Semak “Syarat Pembatalan” Sebelum Memperkenalkan Alat
Apabila memperkenalkan SaaS atau sistem baharu, pastikan anda menyemak “dalam keadaan apa ia boleh dibatalkan,” “adakah data boleh dieksport,” dan “sejauh mana ia bergantung kepada proses kerja” sebelum menandatangani kontrak.
Secara khusus, semak sama ada data boleh dieksport sepenuhnya semasa pembatalan, sama ada ada tempoh kontrak yang mengikat, dan kos peralihan ke alat alternatif. Dengan pemeriksaan awal ini, operasi yang tidak terlalu bergantung kepada alat dapat dilaksanakan.
Amalan Keputusan Pengurusan untuk Mencegah Penetapan
Sekarang, mari kita lihat secara konkrit bagaimana untuk mencegah penetapan dalam situasi keputusan pengurusan sebenar.
Apabila Memulakan Perniagaan Baharu
Apabila memulakan perniagaan baharu, penting untuk menetapkan “syarat penarikan diri” dari awal. Contohnya, “Tarik diri jika jualan tidak mencapai sasaran selama tiga bulan berturut-turut” atau “Had pelaburan maksimum RMXX.” Pastikan syarat ini dipersetujui oleh pihak pengurusan sebelum bermula.
Dengan syarat ini, apabila perniagaan tidak berjalan lancar, keputusan untuk menarik diri boleh dibuat secara rasional tanpa terbawa-bawa oleh emosi “cuba lagi sikit.” Selepas menarik diri, lebih mudah untuk mengembalikan tenaga kerja dan sumber ke keadaan asal.
Apabila Menyusun Semula Organisasi
Penyusunan semula organisasi adalah antara keputusan yang paling sukar untuk dikembalikan setelah dibuat. Penggabungan jabatan, pertukaran personel, pendelegasian kuasa — semuanya membawa risiko “menetapkan” individu dan organisasi.
Oleh itu, saya cadangkan “penyusunan semula secara berperingkat.” Contohnya, jangan menyusun semula semua jabatan sekaligus. Sebaliknya, mulakan dengan satu jabatan sebagai percubaan, perhatikan hasilnya, kemudian kembangkan ke seluruh organisasi. Atau, cuba struktur organisasi baharu sebagai “operasi sementara” selama tiga bulan sebelum membuat keputusan untuk beralih secara rasmi.
Dengan proses ini, jika penyusunan semula gagal, ia masih boleh dikembalikan ke keadaan asal. Pengurus yang mementingkan kelajuan sering berkata “bertindak dulu,” tetapi mempertimbangkan risiko kegagalan yang tidak boleh ditarik balik, pendekatan berperingkat sebenarnya lebih cepat dalam jangka panjang.
Apabila Memperkenalkan Alat
Prinsip yang sama boleh digunakan semasa memperkenalkan alat. Jangan perkenalkan ke seluruh syarikat dari awal. Sebaliknya, cuba secara percubaan dalam satu pasukan atau projek, nilai kesannya, kemudian kembangkan.
Selain itu, semasa pengenalan, sentiasa fikirkan “apa yang akan berlaku kepada operasi jika alat ini tidak digunakan lagi.” Jika aliran kerja terlalu bergantung kepada alat, sediakan alternatif atau pertimbangkan operasi yang mengurangkan kebergantungan kepada alat tersebut.
Jangan Takut Penetapan, Reka Bentuk Kebolehbalikan
Dalam keputusan pengurusan, “penetapan” tidak semestinya buruk. Malah, tanpa sedikit penetapan, organisasi tidak akan berfungsi. Masalahnya ialah apabila penetapan menjadi “tidak boleh balik.”
Oleh itu, kita sebagai pengurus perlu mereka bentuk “ruang untuk kembali” dalam setiap keputusan. Tempoh penilaian untuk penempatan tenaga kerja, operasi sementara untuk peraturan, syarat pembatalan untuk alat — himpunan usaha kecil ini meningkatkan kebolehbalikan organisasi dan akhirnya membolehkan keputusan pengurusan yang lebih berani.
Rasa selamat bahawa “walaupun gagal, boleh kembali” membolehkan pengurus mencuba. Sebaliknya, dalam bidang yang berisiko tinggi untuk tidak boleh kembali, kita mungkin menyerah untuk mencuba. Oleh itu, reka bentuk kebolehbalikan bukan sekadar pengurusan risiko, tetapi pelaburan strategik untuk memacu pertumbuhan organisasi.
Apakah risiko penetapan yang dihadapi organisasi anda sekarang? “Adakah ini benar-benar perlu ditetapkan?” “Jika tidak, sejauh mana kita boleh kembali?” — Berhenti sejenak dan fikirkan. Langkah ini akan menjadikan keputusan pengurusan anda lebih bebas dan lebih kukuh.
コメント