Selamat sejahtera. Baru-baru ini, semasa menerima konsultasi daripada klien, saya menemui satu penemuan menarik mengenai reka bentuk organisasi. Iaitu, “masa seseorang pekerja berhenti” sebenarnya adalah peluang terbesar untuk meningkatkan kecekapan operasi.
Mengapa Pengambilan Pekerja Tetap Secara Sembarangan Menjadi Keputusan ‘Tidak Boleh Mundur’
Perkembangan teknologi AI telah mengubah banyak norma yang sedia ada. Tugas yang dahulunya dibahagikan kepada 1, 2, atau 3 orang, kini boleh diuruskan secara menyeluruh dengan aliran kerja yang memanfaatkan AI.
Namun, semakin ramai pekerja dalam sesebuah organisasi, semakin sukar untuk melaksanakan automasi sedemikian. Ini kerana tugas menjadi terlalu khusus kepada individu dan pembahagian kerja yang berlebihan, menyukarkan untuk melihat gambaran keseluruhan aliran kerja.
Apabila mengambil pekerja sebagai kakitangan tetap, pelarasan tenaga kerja tidak boleh dilakukan dengan mudah. Inilah contoh tipikal bagi “keputusan yang tidak boleh mundur”.
Era di mana Tugas 5 Orang Boleh Diselesaikan oleh 1 Orang
Dalam syarikat yang saya bantu, perubahan yang menakjubkan sedang berlaku. Tugas yang dahulunya memerlukan 5 orang, kini boleh diselesaikan oleh 2 orang, atau dalam sesetengah kes, hanya 1 orang.
Satu contoh klien yang amat memberi kesan ialah apabila seorang kakitangan yang telah lama berkhidmat meletakkan jawatan. Pada masa itu, kami menyemak semula tugas tersebut dari awal. Hasilnya, dengan menyusun semula pengkhususan tugas dan pembahagian kerja yang tidak perlu yang telah berlaku tanpa disedari, kami mendapati sebahagian besar proses boleh diautomasikan menggunakan sistem atau AI.
Jika individu tersebut terus kekal dalam syarikat, penyemakan semula yang mendasar ini mungkin tidak akan berlaku. Masa seseorang pekerja berhenti sebenarnya adalah peluang terbaik untuk mereka bentuk semula proses kerja kepada keadaan yang “boleh mundur”.
Kunci: ‘Pemilihan dan Penumpuan’ terhadap Kualiti
Semasa memberikan konsultasi mengenai peningkatan kecekapan, terdapat satu lagi kesedaran penting. Iaitu, keputusan mengenai “tahap kualiti yang diperlukan”.
Kebanyakan pemilik perniagaan cenderung menetapkan piawaian yang sama tinggi dalam semua bidang kerana mereka telah mencapai kualiti tinggi dalam bidang kepakaran mereka sendiri. Namun, ini kadangkala menjadi penghalang kepada peningkatan kecekapan.
Sebagai contoh, reka bentuk perkhidmatan untuk pelanggan memerlukan kualiti yang tinggi, tetapi bagi tugas-tugas bahagian belakang pejabat, selalunya tidak menjadi masalah jika kualiti dikurangkan sedikit.
“Pemilihan dan penumpuan terhadap kualiti” ini sebenarnya juga merupakan keputusan yang boleh diterbalikkan. Kita boleh bermula dengan memberi keutamaan kepada kecekapan, dan kemudian meningkatkan kualiti kemudian jika diperlukan.
Membina Organisasi yang ‘Boleh Mundur’
Jadi, bagaimana kita boleh mencapai “reka bentuk organisasi yang boleh mundur”? Saya telah merumuskan beberapa perkara penting berdasarkan pengalaman saya.
1. Pilih Bentuk Pekerjaan dengan Berhati-hati
Sebelum mengambil pekerja tetap, pertimbangkan untuk menggunakan kontrak atau pekerja sambilan.
2. Sentiasa Sedar akan Kejelasan Proses Kerja
Elakkan pengkhususan tugas kepada individu dan pastikan keadaan sentiasa bersedia untuk automasi.
3. Anggap Pertukaran Pekerja sebagai ‘Peluang untuk Penambahbaikan’
Gunakan masa pekerja berhenti atau bertukar untuk menyemak semula keseluruhan proses kerja.
4>Gunakan Piawaian Kualiti yang Berbeza
Tetapkan tahap yang berbeza untuk perkhidmatan pelanggan dan tugas bahagian belakang pejabat.
Kesimpulan
Dalam pengurusan organisasi era AI, adalah penting untuk beralih daripada pemikiran tradisional “menambah pekerja untuk menyelesaikan masalah”. Anggap masa pekerja berhenti bukan sebagai “krisis” tetapi sebagai “peluang” untuk mengubah organisasi menjadi lebih cekap dan fleksibel.
Inilah mungkin “reka bentuk organisasi yang boleh mundur” yang diperlukan dalam era perubahan pantas ini.
Dalam organisasi anda juga, cuba semak semula keseluruhan proses kerja pada masa pertukaran pekerja seterusnya. Pasti anda akan menemui penemuan baru.
コメント