Bahaya Sistem yang Tidak Merekodkan Kegagalan

Bilakah Keputusan Ini Menjadi Masalah?

Apabila sistem dan aliran kerja sudah tersusun, prosedur berjalan lancar, data dilaporkan, dan tiada masalah besar yang kelihatan di permukaan, sering kali terdapat andaian tersirat bahawa “tiada masalah”, “kegagalan sudah diselesaikan”, atau “tidak perlu dikorek lagi”. Namun, apa yang sebenarnya mungkin berlaku bukanlah kegagalan itu hilang, tetapi ia hanya tidak direkodkan.

Bagaimana Mekanisme Tidak Merekodkan Kegagalan Terbentuk?

Banyak organisasi mempunyai struktur di mana kegagalan tidak direkodkan secara tidak sengaja.

Reka Bentuk yang Hanya Meninggalkan Kejayaan

Hanya kisah kejayaan dan sasaran yang dicapai menjadi fokus pengurusan, manakala sasaran yang tidak tercapai, kerja ulangan, dan pengecualian mungkin dihapuskan sebagai “sudah selesai”. Dalam kes ini, maklumat penting tentang apa yang tidak berjaya dan mengapa andaian meleset tidak kekal dalam sistem, menyebabkan kehilangan data kritikal untuk asas membuat keputusan pengurusan.

Kegagalan Ditangani Sebagai Peristiwa Individu

Kesilapan mungkin diselesaikan secara individu dan analisis sebab musabab berakhir pada tahap peribadi. Akibatnya, kegagalan dianggap sebagai kejadian sekali sahaja dan bukannya isu struktur organisasi, lalu tidak membawa kepada penambahbaikan proses kerja.

Tiada Insentif untuk Merekodkan

Dalam keadaan di mana merekodkan kegagalan menurunkan penilaian prestasi atau tiada perubahan berlaku selepas direkodkan, tiada sebab untuk jujur merekodkannya. Oleh itu, tindakan rasional untuk tidak merekodkan kegagalan dipilih, dan peluang pembelajaran organisasi hilang.

Apa Berlaku Apabila Kegagalan Tidak Direkodkan?

Jenis Kegagalan yang Sama Berulang

Oleh kerana akses kepada kegagalan lalu tidak wujud, setiap kegagalan dianggap sebagai “masalah pertama kali”. Pembelajaran terhad kepada individu dan tidak terkumpul dalam organisasi, menyebabkan sumber berharga PKS terus dibazirkan.

Asas Keputusan Tidak Dikemaskini

Oleh kerana fakta bahawa andaian adalah salah tidak dikekalkan, keputusan menjadi tetap berdasarkan andaian kejayaan. Akibatnya, keputusan berterusan berdasarkan andaian yang tidak selari dengan realiti, menyukarkan keputusan pengurusan yang boleh diterbalikkan.

Kelihatan Stabil di Permukaan, Merosot di Dalam

Masalah menjadi tidak kelihatan, tetapi keupayaan organisasi untuk membetulkan diri merosot. Dalam keadaan ini, hanya kegagalan besar yang tiba-tiba muncul, dan tindak balas pada masa itu menjadi lebih sukar.

Mengapa “Lebih Selamat Tidak Merekodkan” Nampak Menarik?

Keputusan untuk tidak meninggalkan rekod kegagalan kelihatan rasional dalam jangka pendek kerana tidak menimbulkan kontroversi, tidak memerlukan kos penerangan, dan mengelakkan isu tanggungjawab. Namun, sebagai balasannya, struktur di mana bahan untuk mengemaskini keputusan hilang terus berkembang secara senyap. Ini adalah risiko yang menggugat asas pendelegasian kuasa dan reka bentuk organisasi.

Titik di Mana Kegagalan Menjadi Tidak Boleh Diterbalikkan

Kegagalan tidak bertukar menjadi pembelajaran dan menjadi kelemahan organisasi dalam situasi berikut:

• Kegagalan bergantung pada ingatan individu, bukan rekod.
• Walaupun ada rekod, ia tidak dirujuk dalam kerja harian atau keputusan.
• Walaupun direkodkan, ia tidak dipantulkan dalam keputusan pengurusan atau proses kerja seterusnya.

Dalam kes ini, kegagalan wujud secara fizikal tetapi tidak wujud dalam proses membuat keputusan, iaitu menjadi liabiliti “tidak boleh diterbalikkan”.

Soalan untuk Mempertimbangkan Semula Keputusan Ini

Untuk mencapai keputusan pengurusan yang boleh diterbalikkan, cuba tanyakan soalan berikut kepada syarikat anda:

• Di manakah kegagalan terkini direkodkan?
• Adakah rekod itu boleh dirujuk untuk keputusan seterusnya?
• Dalam reka bentuk semasa, mana yang lebih besar: risiko atau manfaat merekodkan kegagalan?
• Adakah kegagalan yang direkodkan berjaya mengemaskini asas keputusan?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, kemungkinan besar masalahnya bukan pada kuantiti kegagalan, tetapi pada reka bentuk sistem itu sendiri yang tidak membenarkan kegagalan kekal dalam keputusan organisasi. Untuk pertumbuhan mampan PKS, reka bentuk “organisasi pembelajaran” yang belajar daripada kegagalan dan mengaplikasikannya dalam tindakan seterusnya adalah penting.