Struktur Organisasi yang Merosot Akibat Rangkaian Kelulusan yang Terus Bertambah

Mengapa Keputusan Tidak Dapat Dibuat Walaupun Rangkaian Kelulusan Ditambah?

Apabila organisasi berkembang dan mengalami kegagalan, reaksi seperti “lain kali pastikan disemak oleh penyelia”, “untuk berjaga-jaga, tambah satu lagi lapisan kelulusan”, atau “jangan biarkan keputusan dibuat oleh seorang sahaja” mudah timbul. Rangkaian kelulusan bertambah sebagai timbunan niat baik, tetapi setelah melepasi satu titik tertentu, organisasi mula menghadapi masalah lain. Ia bukan sekadar lambat membuat keputusan, tetapi menjadi “struktur yang tidak mampu membuat keputusan”. Ini adalah masalah struktur organisasi itu sendiri, bukan sekadar isu kelajuan.

Lapisan Pertimbangan Pengurusan (Why)

Penambahan Rangkaian Kelulusan Mewujudkan “Struktur Penghindaran Tanggungjawab”

Tujuan menambah kelulusan selalunya adalah untuk “rasa selamat”. Ingin mengelakkan kesilapan pertimbangan, ingin keputusan dibuat dalam bentuk yang dipersetujui organisasi, tidak mahu tanggungjawab dipikul oleh seorang sahaja. Namun, dari sudut struktur, penambahan rangkaian kelulusan menghasilkan keadaan di mana “tiada siapa menjadi penanggungjawab akhir”, “keputusan cenderung menjadi keputusan bersama”, dan “kegagalan tidak dapat disemak semula”. Akibatnya, terwujudlah organisasi di mana lokus tanggungjawab menjadi kabur, bukan kualiti keputusan.

3 Fenomena yang Berlaku dalam Organisasi dengan Kelulusan yang Terus Bertambah

① Semua Orang Menjadi “Orang yang Tidak Membantah”

Semakin ramai pihak yang meluluskan, semakin kurang proaktif seseorang dalam membuat keputusan. Ini kerana dengan tidak membantah, mereka tidak perlu memikul tanggungjawab, dan tidak perlu mengeluarkan pendapat yang menonjol. Akhirnya, hanya tinggal keputusan yang selamat tetapi tidak memajukan organisasi.

② Mengikut Preceden Menjadi Penyelesaian Terbaik

Untuk mendapatkan kelulusan, sama ada sesuatu pernah dilakukan sebelum ini atau pernah diluluskan oleh seseorang menjadi kritikal. Hasilnya, nilai “preceden wujud = betul” menjadi terpateri dalam organisasi.

③ Keputusan Tidak Membawa kepada Pembelajaran

Dalam organisasi dengan rangkaian kelulusan yang panjang, mengapa keputusan ini dibuat dan siapa yang melihat apa untuk memutuskan menjadi kabur. Oleh itu, walaupun gagal, keadaan tidak membolehkan pembelajaran untuk masa depan, dan pembelajaran organisasi terhenti.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Ciri-ciri Struktur Kelulusan yang Melahirkan Kemerosotan

Struktur kelulusan yang sama dalam organisasi yang merosot mempunyai ciri-ciri berikut.

• Pihak yang meluluskan bertambah secara tetap
• Tujuan kelulusan tidak ditakrifkan
• Pembuat keputusan dan pihak yang meluluskan bercampur aduk

Apabila ini bertindih, kelulusan berubah daripada membantu keputusan menjadi mekanisme yang menghentikan keputusan.

Perubahan yang Berlaku dalam Organisasi yang Direka dengan Pembuat Keputusan yang Jelas

Sebagai ganti menambah kelulusan, organisasi yang direka dengan pembuat keputusan yang jelas akan mengalami perubahan berikut. Keputusan menjadi lebih pantas, kegagalan dapat disemak semula, dan penambahbaikan terkumpul. Ini membolehkan kelulusan kembali kepada peranannya yang asal sebagai “garisan bantu yang menyokong pertimbangan”.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Tanpa Menambah Kelulusan, Kawalan Tidak Dapat Dikekalkan

Punca kawalan yang lemah bukanlah kekurangan kelulusan. Masalah sebenar ialah ketiadaan kriteria keputusan, atau pembuat keputusan yang tidak jelas.

Kesalahfahaman ②: Sistem Keputusan Bersama Lebih Selamat

Sistem keputusan bersama kelihatan lebih selamat pada pandangan pertama, tetapi ia membawa risiko besar iaitu “tanggunjawab tersebar” dan “pembelajaran terhenti”. Jika ingin mencapai keputusan pengurusan yang boleh berbalik (reversible), adalah penting untuk memperjelaskan lokus tanggungjawab.

Soalan Terakhir untuk Disemak dengan Keputusan Ini

Berkenaan proses kelulusan dalam organisasi anda, cuba jawab tiga soalan berikut.

• Untuk siapakah kelulusan ini wujud?
• Adakah pembuat keputusan ditakrifkan dengan jelas?
• Adakah ia struktur yang boleh disemak semula sekiranya gagal?

Jika anda tidak dapat menjawabnya, kemungkinan rangkaian kelulusan itu sedang membina struktur kemerosotan untuk organisasi anda.

Ringkasan (Tiada Jawapan Betul)

Penambahan rangkaian kelulusan bermula dengan niat baik, tetapi apabila niat baik itu bertukar menjadi “struktur penghindaran tanggungjawab”, kemerosotan organisasi bermula. Masalahnya bukan pada bilangan kelulusan, tetapi pada struktur pertimbangan itu sendiri. Yang menguatkan organisasi bukanlah ketebalan kelulusan, tetapi kejelasan keputusan. Dalam keputusan pengurusan PKS, untuk memastikan kebolehbalikan (reversibility) sambil meningkatkan kelajuan, mengkaji semula proses kerja dan pendelegasian kuasa, serta memperjelaskan “siapa yang membuat keputusan” sebagai teras reka bentuk organisasi, adalah intipati corak pertimbangan ini.