Definisikan Peranan dalam Sistem Sebelum Memberikan Jawatan

Adakah Anda Terjebak dalam “Jawatan Dahulu, Kerja Kemudian”?

Apabila organisasi berkembang dan menjadi tidak jelas siapa melakukan apa, ada kecenderungan untuk menentukan jawatan terlebih dahulu atas alasan ingin memperjelas rantaian arahan dan penanggungjawab. Namun, keputusan “jadi pengurus dulu” ini membawa risiko mengukuhkan hubungan interpersonal semata-mata sementara kandungan kerja masih kabur.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

Memberi Jawatan Sebelum Peranan Ditentukan Adalah Berisiko

Memberi jawatan bukan sekadar melekatkan label. Ia mengukuhkan hubungan kuasa dalam organisasi seperti kuasa bersuara, hak memberi arahan, dan prasyarat penilaian dengan serta-merta. Memberi jawatan sementara peranan masih belum ditakrifkan akan mewujudkan keadaan di mana seseorang tidak tahu apa yang perlu dilakukan, tidak tahu sejauh mana boleh campur tangan, dan kegagalan ditukar menjadi penilaian peribadi. Ini adalah masalah reka bentuk yang silap urutan, bukan masalah individu.

Apa Maksud “Mendefinisikan Peranan dalam Sistem”?

Sistem di sini bukan merujuk kepada alat IT yang canggih, tetapi tempat di mana peranan boleh diletakkan dalam bentuk yang kelihatan, seperti alat pengurusan tugas, carta aliran kerja, penetapan skop kuasa dan operasi. Mendefinisikan peranan dalam sistem bermaksud mengaitkan siapa, tentang apa, dan sejauh mana boleh membuat keputusan, kepada struktur dan bukannya kepada individu.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Elemen Asas yang Perlu Ditentukan dalam Definisi Peranan

Sebelum memberikan jawatan, definisikan perkara berikut dalam sistem. Perkara ini perlu ditentukan sebelum nama jawatan.

• Unit Tugas yang Dipertanggungjawabkan: Projek / Proses / Tema Keputusan
• Skop yang Boleh Dinilai: Jumlah wang / Skop impak / Kemungkinan tindakan pengecualian
• Keadaan yang Diharapkan sebagai Hasil: Nombor / Keadaan / Hasil
• Syarat & Masa untuk Menarik Balik: Tempoh penilaian / Syarat semakan semula

Masalah yang Ditimbulkan oleh Jawatan Tanpa Definisi Peranan

Memberi jawatan tanpa mendefinisikan peranan terlebih dahulu mudah menyebabkan masalah berikut.

• Pemegang jawatan mula membuat keputusan untuk semua perkara
• Ahli lain mengelak daripada membuat keputusan
• Perubahan organisasi berkembang menjadi masalah sumber manusia

Akibatnya, fenomena terbalik berlaku di mana organisasi yang sepatutnya teratur menjadi sukar untuk digerakkan.

Apa yang Kelihatan dengan Sistem Didahulukan

Apabila peranan diletakkan dalam sistem terlebih dahulu, perkara berikut akan menjadi jelas secara semula jadi.

• Apakah jawatan yang benar-benar diperlukan
• Operasi mana yang boleh berjalan tanpa jawatan
• Perbezaan antara peranan sementara dan peranan kekal

Dalam kebanyakan kes, kesimpulannya bukanlah jawatan yang diperlukan, tetapi tempat untuk membuat keputusan (mekanisme keputusan pengurusan yang boleh diterbalikkan) yang diperlukan.

Salah Faham Biasa

Salah Faham ①: Definisi Peranan Adalah Pengurusan yang Terlalu Terperinci

Definisi peranan bukan bertujuan untuk mengongkong individu. Ia adalah peranti keselamatan untuk mengurangkan kekeliruan dan mencegah penolakan tanggungjawab.

Salah Faham ②: Tanpa Jawatan, Mereka Tidak Akan Berpuas Hati

Kepuasan hati ditentukan bukan oleh gelaran, tetapi oleh kejelasan jangkaan dan kesesuaian penilaian.

Soalan Terakhir untuk Disemak dengan Keputusan Ini

Peranan apakah yang ingin anda berikan dengan jawatan ini? Bolehkah peranan itu dijelaskan dalam sistem? Adakah terdapat ruang untuk menarik balik peranan tersebut? Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, adalah terlalu awal untuk memberikan jawatan.

Kesimpulan (Tiada Jawapan Mutlak)

Dalam reka bentuk organisasi PKS, jawatan adalah label terakhir yang dilekatkan. Apa yang perlu ditakrifkan terlebih dahulu ialah peranan dan skop keputusan yang jelas. Proses kerja atau mekanisme pendelegasian kuasa (sistem) adalah alat untuk meletakkan peranan tersebut secara fleksibel dan boleh diterbalikkan. Sebelum memberikan jawatan, adakah anda telah meletakkan peranan sebagai struktur? Itulah teras kepada keputusan pengurusan yang boleh diterbalikkan.