Pola Keputusan 17 | Patuh pada Dasar atau Mengubahnya?

Senario di mana keputusan ini menjadi isu

Apabila dasar yang telah ditetapkan tidak berfungsi dengan baik di lapangan, tidak mencapai hasil yang dijangkakan, atau persekitaran dan andaian telah berubah, namun anda masih mendengar kata-kata seperti “kita sudah putuskan, jadi kita harus patuh” atau “kalau ubah sekarang, nampak tidak konsisten”. Isu di sini ialah sama ada mematuhi dasar itu sendiri telah menjadi matlamat, sehingga matlamat sebenar iaitu pencapaian hasil dan penyesuaian telah diabaikan. Terutamanya bagi PKS, kesedaran tentang kebolehbalikan keputusan pengurusan (sama ada ia boleh dikembalikan) adalah penting untuk mengekalkan kelincahan.

Sebab “mematuhi dasar” kelihatan rasional

Keputusan untuk mengekalkan dasar kelihatan rasional dalam jangka pendek kerana ia menunjukkan konsistensi organisasi, mengurangkan kekeliruan di lapangan, dan tidak menambah kos penerangan. Namun, apa yang sering terlepas pandang ialah andaian di sebalik penetapan dasar tersebut, dan sama ada andaian itu masih relevan kini, sering tidak disemak sebelum dasar itu dikekalkan secara rutin. Keadaan ini membawa risiko kehilangan fleksibiliti dalam membuat keputusan pengurusan.

Detik dasar bertukar daripada “keputusan” kepada “peraturan”

Apabila perubahan dasar ditolak secara emosi, cadangan pembaikan dianggap sebagai “bantahan”, atau latar belakang dan niat asal penetapan dasar tidak lagi dibincangkan, dasar itu telah berubah daripada “keputusan” yang hidup kepada sekadar “peraturan” yang perlu dipatuhi. Pada detik ini, organisasi mula menjadi kaku dan sukar untuk mengemas kini proses kerja mengikut perubahan situasi.

Struktur yang membuat perubahan dasar kelihatan seperti kegagalan

Sebab mengapa keputusan untuk mengubah dasar menjadi sukar bukan hanya kerana takut gagal. Selalunya, ia berpunca daripada struktur di mana pihak yang menetapkan dasar tidak jelas, tiada kriteria keputusan yang nyata untuk perubahan, atau perubahan dianggap sebagai penolakan keputusan lalu atau isu tanggungjawab. Akibatnya, “penampilan” diutamakan berbanding rasionaliti, menghalang pertumbuhan organisasi.

Apa yang berlaku dalam organisasi yang boleh mengubah dasar

Organisasi yang boleh mengubah dasar mengikut keperluan tanpa menimbulkan kekeliruan besar mempunyai ciri-ciri umum. Mereka menganggap dasar bukan sebagai sesuatu mutlak tetapi sebagai “andaian sementara”, berkongsi syarat untuk perubahan secara tersirat, dan mempunyai budaya yang melihat perubahan bukan sebagai “kegagalan” tetapi sebagai “pengemaskinian” atau “pembelajaran”. Yang penting bukan kekerapan perubahan, tetapi sama ada “struktur yang membolehkan perubahan” telah disepadukan dalam reka bentuk organisasi.

Titik di mana dasar menjadi tidak boleh balik

Dasar akan menjadi “tidak boleh balik” dan sukar diubah apabila elemen-elemen berikut wujud:

• Dasar berkait rapat dengan penilaian prestasi dan kenaikan pangkat
• Dasar telah disepadukan dalam kontrak luaran atau sistem dalaman
• Skop kesan perubahan dasar adalah luas dan tidak dapat diramalkan

Dalam keadaan ini, walaupun dasar itu diakui salah, organisasi mudah terjebak dalam situasi tidak rasional di mana “kesinambungan diutamakan berbanding kebenaran”.

Soalan untuk mempertimbangkan semula keputusan ini

Untuk meningkatkan kebolehbalikan keputusan pengurusan dan mencegah kekakuan, adalah berkesan untuk kerap menanyakan soalan-soalan berikut:

• Dasar ini ditetapkan berdasarkan andaian apa?
• Apakah syarat yang membolehkan kita menilai andaian itu telah berubah?
• Apabila mengubah dasar, siapa yang akan mengambil alih dan melaksanakannya? (Adakah pendelegasian kuasa sesuai?)
• Adakah dasar ini masih berfungsi sebagai “keputusan”, atau telah menjadi “peraturan”?

Jika soalan-soalan ini tidak dapat dijawab dengan jelas, masalahnya mungkin bukan pilihan binari “patuh atau ubah”, tetapi cara dasar itu diurus atau proses membuat keputusan organisasi itu sendiri.