Cara Membuat Keputusan Membatalkan Perkhidmatan Berdasarkan Fakta, Bukan Emosi

Kesimpulan (Poin Utama Terlebih Dahulu)

Sebahagian besar sebab keputusan untuk membatalkan perkhidmatan atau alat menjadi sukar adalah kerana emosi, bukan kos atau syarat kontrak. Untuk membuat keputusan pengurusan yang tepat berdasarkan fakta, pembatalan perlu dijadikan sebagai proses pemprosesan berdasarkan pengesahan realiti, iaitu hasil semakan dengan syarat penilaian yang ditetapkan terlebih dahulu, dan bukannya “keputusan” peribadi seseorang.

Corak Biasa yang Memesongkan Keputusan Pembatalan

Apabila perkataan seperti “Sudah digunakan sampai ke tahap ini, sayang untuk berhenti sekarang”, “Memandangkan saya yang membuat keputusan untuk melaksanakannya, saya tidak boleh mengaku gagal”, “Membatalkan sesuatu yang telah diputuskan akan kelihatan tidak konsisten”, atau “Jika dibatalkan, mungkin akan ada bantahan dari pihak operasi” muncul dalam situasi mempertimbangkan pembatalan, itu menunjukkan bahawa keputusan sudah condong ke arah emosi. Semua ini adalah kos psikologi (psychological cost), bukan fakta, dan merupakan faktor yang menghalang keputusan yang boleh diterbalikkan.

Punca Sebenar yang Menyukarkan Pembatalan Bukanlah “Kos”

Ramai organisasi mendakwa “kos pembatalan adalah tinggi”, tetapi jika dipecahkan, ia boleh dibahagikan kepada tiga jenis berikut.

① Kos Sebenar

Yuran pembatalan / penalti, dan kos untuk membina alternatif.

② Kos Lepas (Sunk Cost)

Masa dan tenaga yang telah dilaburkan semasa pelaksanaan, sejarah penerangan dan penyelarasan dalaman, dan lain-lain – kos yang telah dibayar dan tidak boleh dipulihkan.

③ Kos Psikologi

Penentangan untuk mengakui kesilapan dalam keputusan, dan ketakutan terhadap akauntabiliti atau menjaga maruah. Dalam kebanyakan kes, kos psikologi ketiga inilah yang memesongkan keputusan pengurusan untuk PKS.

Perspektif untuk Membuat Keputusan Pembatalan Berdasarkan Fakta

Sukar untuk menghapuskan emosi sepenuhnya. Perkara penting adalah mencipta struktur yang mengasingkan emosi daripada bahan pertimbangan, iaitu proses kerja yang objektif.

Hanya 4 Fakta Ini Perlu Diperhatikan

Bahan pertimbangan harus dihadkan kepada fakta yang boleh diperhatikan berikut: sama ada ia benar-benar digunakan (kadar aktif / kekerapan penggunaan), sama ada ia memberi kesan kepada hasil kerja (pengurangan masa kerja, pengurangan kesilapan atau kerja ulangan), sama ada terdapat alternatif (kemungkinan digantikan dengan kerja manual atau alat lain), dan apakah senario terburuk jika dihentikan (penggantungan operasi atau ketidakselesaan sementara). Dengan menggabungkan ini ke dalam reka bentuk organisasi, keputusan yang didelegasikan kuasa juga boleh dibuat.

Jangan Jadikan Keputusan Pembatalan Sebagai “Keputusan Peribadi”

Sebab utama pembatalan menjadi sukar adalah kerana wujudnya gambaran tanggungjawab peribadi di mana “pembatalan = bukti kesilapan keputusan seseorang”. Oleh itu, keputusan pembatalan perlu dianggap sebagai “hasil semakan dengan syarat penilaian yang ditetapkan terlebih dahulu”, dan bukannya betul atau salahnya seseorang individu. Mewujudkan keadaan di mana ia adalah “diproses mengikut keputusan” dan bukannya “memutuskan semula” dapat mengurangkan beban psikologi dan menggalakkan keputusan pengurusan yang sihat.

Reka Bentuk untuk Mengubah Pembatalan Menjadi Pemprosesan Fakta

Pada asasnya, jika “tempoh penilaian (contoh: 3 bulan)”, “penunjuk prestasi (kadar penggunaan / hasil)”, dan “tindakan jika tidak mencapai sasaran (pembatalan / pengurangan)” direka bentuk pada peringkat pelaksanaan, pembatalan tidak akan menjadi isu emosi yang rumit. Walaupun ini tidak ada, adalah mungkin untuk menetapkan semula tempoh tertentu dari sekarang sebagai tempoh penilaian semula, merekodkan hanya nombor dan realiti, dan mewujudkan proses kerja untuk memproses hasil tersebut dengan tenang. Ini adalah contoh reka bentuk organisasi yang boleh diterbalikkan.

Ringkasan

Organisasi yang membuat keputusan pembatalan berdasarkan emosi bukanlah lemah semangat. Mereka hanya tidak mempunyai struktur untuk menjadikan keputusan sebagai pemprosesan fakta. Pembatalan bukanlah kegagalan, tetapi proses keputusan normal sebagai hasil pengesahan realiti. Kunci kepada keputusan pengurusan yang sihat dalam semua organisasi, termasuk PKS, adalah dengan mencipta struktur keputusan (reka bentuk organisasi atau proses kerja) di mana emosi tidak boleh campur tangan terlebih dahulu, dan bukannya cuba menghapuskan emosi.