Isu Tanggungjawab Apabila Keputusan Perniagaan Dikontrak Keluar

Bilakah Keputusan Ini Menjadi Masalah?

Menggunakan perunding, pakar luar, alat atau kontraktor bukanlah perkara luar biasa dalam pengurusan PKS moden. Masalah timbul apabila keputusan pengurusan penting dijalankan mengikut cadangan pihak luar, tetapi hasil yang diharapkan tidak tercapai, dan tiada siapa yang sanggup memikul tanggungjawab atas keputusan tersebut. Dalam situasi ini, frasa seperti “itu kata orang luar”, “itu hasil keputusan pakar”, atau “ia kelihatan munasabah pada masa itu” pasti akan muncul dalam organisasi. Ungkapan ini mungkin menerangkan fakta, tetapi ia bukanlah penjelasan tentang di mana letaknya tanggungjawab.

Apa Berlaku Apabila Keputusan dan Tanggungjawab Dipisahkan?

Dalam organisasi yang mengkontrak keluar proses membuat keputusan, struktur yang mudah terbentuk adalah pemisahan antara pihak yang membuat keputusan dan pihak yang memikul akibatnya. Keputusan yang melibatkan kontraktor luar sebenarnya terbahagi kepada dua peranan: “Pihak Kontraktor: Analisis, Nasihat, Cadangan Pilihan” dan “Sisi Organisasi: Keputusan Meluluskan/Pelaksanaan/Penerimaan Hasil”. Pembahagian tugas ini sendiri tidak pelik. Masalah timbul apabila sempadan antara peranan kontraktor dan keputusan syarikat sendiri tidak dinyatakan dengan jelas. Kekaburan sempadan inilah yang menyebabkan tanggungjawab menjadi tidak jelas di kemudian hari.

Fenomena dalam Organisasi yang Tanggungjawabnya Kabur

Apabila proses kerja berjalan dengan sempadan antara keputusan dan tanggungjawab yang kabur, fenomena berikut mudah berlaku.

Keputusan Pembetulan Terhenti

Membuat pembetulan dilihat sama seperti menolak keputusan kontraktor luar, sehingga tiada siapa tahu siapa yang sepatutnya membuat keputusan itu. Akibatnya, keputusan yang sudah tidak munasabah lagi dikekalkan dan menjadi beban kepada organisasi.

Kegagalan Tidak Terstruktur

Oleh sebab punca kegagalan dikaitkan dengan “keputusan luar”, tiada proses membuat keputusan atau peluang untuk kemas kini yang tinggal dalam organisasi. Walaupun kegagalan itu berlaku sebagai pengalaman, ia tidak terstruktur sebagai pengetahuan (knowledge) yang boleh digunakan pada masa depan, meningkatkan risiko mengulangi kesilapan yang sama.

Lebih Bergantung kepada Kontraktor Luar untuk Keputusan Seterusnya

Suasana “kami sendiri tidak boleh membuat keputusan” (penurunan keselamatan psikologi) merebak dalam organisasi, membawa kepada kitaran ganas di mana pergantungan kepada pihak luar semakin kuat apabila keputusan diperlukan. Ini menghalang pendelegasian kuasa dan penginternalan, serta menghalang pembangunan keupayaan membuat keputusan pengurusan yang autonomi.

Mengapa “Kontrak Keluar = Pemindahan Tanggungjawab”?

Dalam kebanyakan kes, kontraktor luar dipilih atas sebab seperti “kepakaran tinggi dan sukar untuk buat keputusan dalaman”, “perlu buat keputusan segera”, atau “mengelak perselisihan dalaman”. Ini sendiri tidak pelik. Walau bagaimanapun, jika dalam proses ini soalan “Siapa yang mentakrifkan soalan yang perlu diputuskan?” dan “Siapa yang membuat keputusan muktamad ‘Ya / Tidak’?” menjadi kabur, maka hanya proses membuat keputusan yang dikeluarkan, manakala tanggungjawab tidak mempunyai tempat yang jelas. Keadaan “tidak boleh berbalik” inilah punca utama mengapa kontrak luar disalah anggap sebagai pemindahan tanggungjawab.

Ciri-ciri Organisasi yang Tanggungjawabnya Kukuh Walaupun Menggunakan Kontraktor Luar

Organisasi yang menggunakan kontraktor luar tetapi jarang menghadapi isu tanggungjawab yang timbul mempunyai persamaan yang jelas. Pertama, “soalan” asas untuk membuat keputusan pasti ditakrifkan dalam syarikat. Kedua, mereka meminta “bahan” atau “pilihan” untuk membuat keputusan daripada kontraktor luar, bukannya “jawapan” itu sendiri. Ketiga, sebab mengapa pilihan tertentu dipilih dan mengapa yang lain ditolak direkodkan sebagai dokumentasi dalaman. Hasilnya, pembetulan atau pengunduran diri berdasarkan perubahan situasi boleh diurus dengan sihat sebagai “kemas kini” keputusan pengurusan, bukannya sekadar penolakan terhadap kontraktor luar, dan budaya organisasi ini dikekalkan.

Soalan untuk Menilai Semula Keputusan Ini

Untuk menilai semula proses membuat keputusan syarikat anda, adalah berkesan untuk menjawab soalan-soalan berikut.

• Keputusan ini, dianggap sebagai keputusan siapa?
• Jika kontraktor luar tiada, bolehkah keputusan yang sama dihasilkan semula?
• Jika gagal, adakah pihak yang memikul akibatnya jelas?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini dengan serta-merta, kemungkinan besar masalahnya bukan pada kontraktor luar itu sendiri, tetapi pada “reka bentuk organisasi” atau “proses kerja” yang memisahkan keputusan dan tanggungjawab. Untuk mencapai pertumbuhan mampan, adalah penting bagi PKS untuk mengekalkan keputusan muktamad dan tanggungjawabnya dalam organisasi, walaupun menggunakan sumber luar.