Masalah Proses Kelulusan yang Menyembunyikan “Realiti Tanggungjawab”

Inti Masalah: Jurang antara “Realiti Tanggungjawab” dan “Struktur yang Tidak Menyedari Tanggungjawab”

Pertama, ada satu premis asas yang perlu difahami. Secara luaran, syarikat sentiasa menanggung tanggungjawab kontrak, tanggungjawab undang-undang, dan tanggungjawab sosial sebagai entiti perniagaan. Ini adalah tanggungjawab yang akhirnya ditanggung oleh “syarikat” itu sendiri, tanpa mengira tahap kelulusan atau persetujuan dalam organisasi. Inti masalahnya terletak pada hakikat bahawa, walaupun terdapat tanggungjawab luaran ini, struktur dalaman organisasi—melalui proses kelulusannya—boleh mencipta keadaan di mana tanggungjawab itu tidak dapat dikenali dengan jelas.

Bahaya Persepsi “Selamat Kerana Ada Kelulusan”

Dalam organisasi, frasa seperti “semua kelulusan telah diluluskan,” “ini bukan keputusan individu,” atau “ini adalah keputusan organisasi” sering diucapkan sebagai jaminan keselamatan. Namun, rasa selesa inilah yang berbahaya. Semakin banyak kelulusan yang diperlukan, semakin kabur siapakah sebenarnya yang membuat keputusan dan siapa yang akan memikulnya. Kesedaran tentang realiti tanggungjawab menjadi semakin pudar. Akibatnya, keadaan di mana terdapat jurang yang besar antara tanggungjawab luaran syarikat dan sensasi membuat keputusan dalam organisasi akan wujud.

Lapisan Pertimbangan Pengurusan (Why)

Proses Kelulusan Bukan Alat untuk Mengelak Tanggungjawab

Tujuan asal proses kelulusan adalah untuk meningkatkan kesahihan keputusan dan berkongsi piawaian pertimbangan sebagai sebuah organisasi. Namun, apabila kelulusan menjadi terlalu banyak, proses ini berubah sifat. Tiada siapa yang boleh berkata “saya yang membuat keputusan ini,” dan keputusan menjadi kosong, bukannya kebijaksanaan kolektif. Kegagalan pun tidak dapat dianalisis. Pada ketika ini, organisasi terjebak dalam keadaan kehilangan tanggungjawab sebenar, walaupun beranggapan mereka telah menyebarkan tanggungjawab tersebut.

Apa yang Berlaku dari Perspektif Kontrak & Undang-undang

Di dunia luar, fakta bahawa “organisasi telah bersetuju” atau “ramai yang telah meluluskan” sama sekali tidak mengurangkan tanggungjawab. Apa yang ditanya ialah mengapa syarikat membuat keputusan itu, siapa yang bertanggungjawab atas keputusan tertentu, dan adakah proses membuat keputusan itu rasional. Apabila proses kelulusan mengaburkan kesedaran tanggungjawab dalam organisasi, akauntabiliti tidak dapat dipenuhi dan justifikasi untuk keputusan tidak dapat dibina semula. Akibatnya, fenomena di mana syarikat berada dalam kedudukan yang lemah dari segi undang-undang boleh berlaku. Masalah asasnya bukanlah kewujudan tanggungjawab undang-undang itu sendiri, tetapi kegagalan untuk membuat keputusan pengurusan berdasarkan tanggungjawab yang telah diandaikan.

Mengapa Kesedaran Tanggungjawab Menjadi Pudar Apabila Kelulusan Bertambah?

Apabila proses kelulusan menjadi berbilang peringkat, psikologi “ini bukan keputusan saya seorang” dan “kerana kita semua yang memutuskan, walaupun salah, ia bukan tanggungjawab peribadi” tersebar dalam organisasi. Psikologi ini memberikan rasa selesa jangka pendek, tetapi ia merampas rasa realiti yang berat bahawa “kita membuat keputusan yang memikul tanggungjawab sebagai sebuah syarikat.” Akibatnya, struktur kitaran ganas terbentuk di mana berat keputusan menjadi ringan, risiko tidak dihadapi secara langsung, dan ketepatan keputusan menurun.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Apa yang Diperlukan Bukan Kelulusan, Tetapi “Struktur di Mana Tanggungjawab Kelihatan”

Memandangkan tanggungjawab luaran mesti dipikul, keadaan di mana “siapa yang bertanggungjawab atas keputusan tertentu dapat dikenal pasti,” “sebab keputusan dapat dijelaskan,” dan “keputusan dapat disemak semula kemudian” adalah penting dalam organisasi. Untuk itu, yang diperlukan bukanlah menambah bilangan kelulusan, tetapi reka bentuk organisasi yang berdasarkan tanggungjawab. Secara khusus, ini termasuk memperjelas pembuat keputusan muktamad, memisahkan kelulusan (permintaan pendapat) daripada keputusan (keputusan yang disertai tanggungjawab), dan menyimpan rekod sejarah keputusan.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Lebih Banyak Kelulusan, Lebih Ringan Tanggungjawab

Tanggungjawab luaran tidak menjadi lebih ringan walau sedikit pun walaupun bilangan kelulusan bertambah. Perasaan bahawa ia menjadi lebih ringan hanyalah ilusi dalam organisasi.

Kesalahfahaman ②: Tiada Tanggungjawab Peribadi Kerana Ini Keputusan Organisasi

Walaupun ia adalah keputusan organisasi, dari luar, soalan “siapa yang membuat keputusan bagaimana” dan “di mana tanggungjawab diletakkan” pasti akan ditanya. Keputusan organisasi (reka bentuk organisasi) sepatutnya merupakan struktur yang mampu menjawab soalan-soalan ini.

Soalan Terakhir untuk Disemak Semula tentang Keputusan Ini

Bolehkah anda menjawab soalan-soalan berikut mengenai keputusan ini?

• Bolehkah syarikat menerangkannya kepada pihak luar?
• Adakah rasa tanggungjawab dalam organisasi dikongsi bersama?
• Adakah proses kelulusan melemahkan kesedaran tanggungjawab?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, kemungkinan anda membuat keputusan yang berisiko sambil tersilap mengenali struktur tanggungjawab sebenar.

Kesimpulan (Tiada Jawapan Mutlak)

Dalam keputusan pengurusan PKS, tanggungjawab luaran wujud tanpa mengira sama ada ada kelulusan atau tidak. Masalah terasnya ialah kegagalan untuk mengenali tanggungjawab berat itu dengan betul dalam organisasi. Kelulusan bukan alat untuk meringankan tanggungjawab; malah, ia berisiko menyembunyikan tanggungjawab. Semak semula proses operasi dan pendelegasian kuasa syarikat anda: adakah organisasi anda mengenali “realiti tanggungjawab” dengan betul? Soalan inilah yang menjadi asas kepada keputusan pengurusan yang sihat dan boleh berbalik.