Selesaikan dengan Menambah Pekerja atau Analisis Tugas Dahulu?

Mengapa Keputusan Ini Selalu Diulang?

Apabila perniagaan melepasi skala tertentu, organisasi pasti akan memasuki keadaan “operasi sibuk”, “keputusan tersekat”, dan “pengurus tertarik kembali ke butiran”. Pada masa ini, perbualan di kebanyakan organisasi adalah serupa: “Kita perlu tambah pekerja, jika tidak operasi tidak boleh berjalan.” Namun, jika kita tidak berhenti seketika apabila frasa ini disebut, organisasi akan mengulangi keputusan pengurusan yang sama berulang kali.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

Pengambilan Pekerja Tanpa Kenal Pasti Punca Hanya Melengah-lengahkan Masalah

Apabila menghadapi situasi seperti “kekurangan pekerja”, “operasi tidak lancar”, atau “pengurus tertarik kembali ke butiran”, kebanyakan PKS cenderung memilih pilihan “pengambilan pekerja”. Namun, pengambilan pekerja tanpa mengenal pasti punca sebenar bukanlah tindakan menyelesaikan masalah, tetapi sekadar melengah-lengahkan masalah. Menambah pekerja tanpa menyusun punca masalah hanya akan menyebabkan organisasi terus menanggung masalah struktur yang sama, dengan beban dan jumlah pekerja yang semakin meningkat.

Titik Perbezaan: “Pekerja” atau “Tugas”?

Titik perbezaan sebenar di sini bukanlah sama ada untuk mengambil pekerja atau tidak. Ia adalah keputusan pengurusan asas: sama ada meletakkan lokasi masalah pada “pekerja” atau pada “struktur tugas”. Keputusan “mengambil pekerja” secara tersirat mengandungi andaian bahawa “masalahnya adalah kekurangan tenaga kerja” dan “kandungan tugas pada dasarnya telah difahami”. Sebaliknya, keputusan “menganalisis tugas” bermula dengan meragui kemungkinan “kandungan tugas tidak kelihatan” dan “keputusan tersekat sebagai struktur”.

Keputusan untuk Menganalisis Tugas

Menganalisis tugas bukan sekadar memecahkan kerja kepada bahagian kecil. Ia adalah tentang mengenal pasti di mana keputusan dibuat, siapa keputusan itu bergantung, dan bahagian mana yang boleh distandardkan atau dijadikan peraturan. Hanya selepas analisis ini dilakukan, kita boleh mempertimbangkan bahagian tugas mana yang benar-benar memerlukan penambahan pekerja.

Lapasan Pelaksanaan Pakar (How)

Apa yang Berlaku Jika Ambil Pekerja Tanpa Analisis

Jika mengambil pekerja tanpa menganalisis tugas terlebih dahulu, fenomena berikut akan berlaku secara berantai.

• Menyerahkan tugas secara keseluruhan kepada pekerja.
• Memberi tanggungjawab dengan jangkaan yang kabur.
• Tidak dapat menjelaskan sebab prestasi tidak tercapai.

Ini bukan masalah keupayaan pekerja, tetapi masalah reka bentuk organisasi dan pendelegasian kuasa pihak organisasi yang tidak menganalisis tugas.

Apa yang Berubah Jika Analisis Tugas Didahulukan

Jika tugas telah dianalisis, pilihan berikut baru menjadi realistik.

• Menyusun semula tugas tanpa menambah pekerja.
• Mengoutsource atau mensistemkan hanya tugas rutin.
• Hanya menyerahkan bahagian yang memerlukan keputusan kepada pekerja.

Pengambilan pekerja pada masa ini bukan sekadar keputusan menambah bilangan, tetapi menjadi keputusan pengurusan berkualiti tinggi yang “menentukan skop pendelegasian keputusan”.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Terlalu Sibuk, Tiada Masa untuk Analisis

Keadaan sibuk justeru membuktikan tugas tidak terstruktur. Selagi tidak dianalisis, kesibukan akan kekal sebagai struktur.

Kesalahfahaman ②: Ambil Pekerja Cemerlang, Masalah Selesai Sekali Gus

Semakin cemerlang pekerja yang diambil, semakin mudah tugas menjadi kotak hitam. Keadaan “tidak tahu apa yang dilakukan” dan “operasi tidak boleh berjalan tanpa orang itu” bukan penyelesaian, tetapi penyempurnaan struktur kebergantungan.

Soalan untuk Disemak Sebelum Buat Keputusan

Sebelum membuat keputusan, cuba jawab soalan berikut.

• Adakah yang merisaukan sekarang adalah kekurangan pekerja, atau struktur?
• Bolehkah anda menerangkan masalah tanpa menganalisis tugas?
• Jika tidak mengambil pekerja, tugas mana yang akan terhenti?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan ini dengan serta-merta, ada ruang untuk menganalisis tugas terlebih dahulu.

Kesimpulan (Tiada Jawapan Mutlak)

Pengambilan pekerja tanpa mengenal pasti punca hanya melengah-lengahkan masalah. Tindakan pertama yang perlu dilakukan adalah keputusan pengurusan untuk mengendalikan masalah sebagai “struktur” melalui analisis tugas. Sama ada untuk mengambil pekerja atau tidak boleh difikirkan kemudian. Di mana untuk meletakkan lokasi masalah: pada “pekerja” atau “proses tugas”? Menentukan perkara ini adalah langkah pertama ke arah reka bentuk organisasi sihat yang boleh diterbalikkan.