Pola Keputusan 5 | Memberikan Jawatan Rasmi atau Hanya Peranan?

“Adakah Organisasi Akan Berjalan Lancar Hanya Dengan Memberikan Jawatan?”

Apabila organisasi mencapai saiz tertentu, mula timbul keadaan di mana garis arahan menjadi kabur dan tidak jelas siapa yang bertanggungjawab. Banyak pemimpin yang berhadapan dengan situasi di mana operasi sentiasa meminta keputusan pengurusan cenderung membuat keputusan bahawa “mungkin sudah tiba masanya untuk memberikan jawatan rasmi”. Gelaran seperti Pengarah, Pengurus, atau Ketua Unit, pada pandangan pertama, kelihatan seperti preskripsi semula jadi untuk menstabilkan organisasi. Namun, jika keputusan ini tersilap, jawatan itu berpotensi menjadi alat yang membekukan organisasi, bukannya mekanisme yang menggerakkannya.

Lapisan Pertimbangan Pengurusan (Why)

Jawatan Rasmi Membekukan ‘Hubungan’, Bukan ‘Tugas’

Tindakan memberikan jawatan rasmi bukan sekadar menyerahkan tugas. Apa yang dibekukan pada saat itu adalah struktur hubungan manusia seperti hierarki, berat suara, dan legitimasi keputusan. Setelah jawatan diberikan, fenomena seperti sukar untuk mengubah keputusan, budaya mengawasi reaksi pemegang jawatan, atau jawatan itu sendiri menjadi matlamat, lebih mudah berlaku. Ini bukan masalah individu, tetapi boleh dikatakan sebagai kesan struktur yang dimiliki oleh sistem jawatan itu sendiri.

Titik Perbezaan Antara ‘Jawatan’ dan ‘Peranan’

Persoalan yang harus ditanya di sini bukanlah sama ada untuk memberikan jawatan atau tidak. Titiknya adalah sama ada yang diharapkan daripada individu itu adalah ‘kedudukan’ atau ‘peranan’. Jawatan rasmi bersifat kekal, menyeluruh, dan terikat pada ‘individu’. Sebaliknya, peranan bersifat sementara, terhad pada tugas tertentu, dan terikat pada ‘struktur’. Jika memberikan jawatan tanpa menyedari perbezaan ini, boleh berlaku keadaan di mana peranan yang sepatutnya sementara dan terhad menjadi terikat dan kekal bersama individu tersebut.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Reka Bentuk Memberikan Hanya Peranan Terlebih Dahulu

Sebelum memberikan jawatan rasmi, pertimbangkan untuk memberikan hanya ‘peranan’ dengan cara berikut:

• Bidang tugas yang dipertanggungjawabkan
• Skop keputusan yang boleh dibuat
• Keadaan yang diharapkan sebagai hasil
• Syarat dan masa untuk menarik balik peranan tersebut

Tentukan perkara-perkara ini berdasarkan unit tugas dan keputusan, bukan berdasarkan nama jawatan. Dengan memberikan hanya peranan, jika berjaya, ia boleh dinaik taraf kepada jawatan rasmi. Jika tidak sesuai, peranan boleh diubah, dan keputusan boleh disahkan sebagai sebahagian daripada struktur. Ini adalah amalan keputusan pengurusan yang boleh diterbalikkan.

Masalah yang Timbul Apabila Memberikan Jawatan Terlebih Dahulu

Jika memberikan jawatan rasmi terlebih dahulu, masalah berikut lebih mudah berlaku:

• Mencabut jawatan dianggap sebagai ‘tindakan menurunkan penilaian’
• Pemegang jawatan sendiri terlalu terikat dengan jawatannya
• Perubahan organisasi bertukar menjadi isu sumber manusia

Akibatnya, walaupun ingin mengubah reka bentuk organisasi atau proses kerja, ia akan ditangani sebagai masalah individu, menyebabkan keadaan di mana tindak balas fleksibel menjadi sukar.

Apa yang Terlihat dengan Pendekatan Peranan Dahulu

Dengan memberikan hanya peranan terlebih dahulu, perkara berikut akan menjadi jelas secara semula jadi:

• Apakah jawatan yang benar-benar diperlukan
• Tugas mana yang boleh berjalan tanpa jawatan rasmi
• Di manakah skop tanggungjawab yang sepatutnya dijadikan jawatan rasmi

Dalam kebanyakan kes, kesimpulannya adalah bahawa yang diperlukan oleh organisasi bukanlah ‘jawatan’ itu sendiri, tetapi ‘tempat meletakkan keputusan’. Inti pendelegasian kuasa bukanlah pemberian gelaran, tetapi memperjelas subjek yang membuat keputusan.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Tanpa Jawatan, Rasa Tanggungjawab Tidak Akan Timbul

Rasa tanggungjawab tidak timbul dari gelaran. Ia timbul dari persekitaran di mana jangkaan jelas dan hasil boleh disahkan.

Kesalahfahaman ②: Tanpa Jawatan, Organisasi Tidak Akan Berkembang

Jawatan adalah ‘hasil’ pertumbuhan, bukan ‘penyebab’ pertumbuhan. Jika urutan ini silap, jawatan yang dibekukan berpotensi menghentikan pertumbuhan organisasi.

Soalan Terakhir untuk Disemak dalam Keputusan Ini

Sebelum memberikan jawatan, cuba jawab soalan berikut:

• Adakah jawatan ini akan diperlukan secara berterusan pada masa hadapan?
• Adakah peranan sementara sedang dibekukan bersama individu?
• Adakah masih ada ruang untuk kembali kepada peranan sahaja?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini dengan jelas, mungkin masih terlalu awal untuk membuat keputusan memberikan jawatan. Dalam pengurusan PKS, terutamanya, adalah penting untuk menyedari kebolehbalikan ini.

Ringkasan (Tiada Jawapan Mutlak)

Jawatan rasmi adalah alat yang kuat yang membekukan hubungan sekaligus. Sebaliknya, peranan adalah rangka kerja fleksibel yang membolehkan keputusan disahkan. Untuk menggerakkan organisasi, yang harus diberikan terlebih dahulu bukanlah jawatan, tetapi peranan. Perkara penting bukanlah ‘sama ada untuk memberikan jawatan atau tidak’, tetapi ‘sama ada tugas didelegasikan dalam bentuk yang boleh ditarik balik’. Inilah teras reka bentuk organisasi dan keputusan pengurusan yang mengambil kira kebolehbalikan.