Corak Penilaian 6｜Menambah Kelulusan atau Mengurangkan Pembuat Keputusan?

Fenomena “Semakin Banyak Pengesahan, Semakin Lambat Keputusan”

Apabila organisasi berkembang, suara seperti “Saya ingin membuat pengesahan untuk berjaga-jaga”, “Lebih selamat jika mendapat kelulusan”, dan “Elakkan kelihatan seperti keputusan sewenang-wenangnya seseorang” secara semula jadi akan bertambah. Proses kelulusan secara beransur-ansur meningkat dengan cara ini, tetapi pada saat melepasi garis tertentu, organisasi akan jatuh ke dalam keadaan “tiada siapa yang membuat keputusan, hanya keputusan yang tersekat”. Ini bukan sekadar masalah kelajuan, tetapi masalah struktur keputusan itu sendiri.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

Keputusan untuk Menambah Kelulusan adalah Keputusan “Mencairkan Tanggungjawab”

Tujuan menambah proses kelulusan selalunya adalah untuk “keselesaan”. Keinginan untuk mengelakkan kesilapan keputusan, mengagihkan tanggungjawab, dan membuat keputusan dalam bentuk organisasi adalah latar belakangnya. Walau bagaimanapun, dari sudut struktur, keputusan untuk menambah kelulusan mempunyai kesan mengaburkan “siapa yang membuat keputusan akhir”. Akibatnya, keputusan menjadi keputusan bersama, pengesahan apabila gagal tidak dapat dilakukan, dan keadaan yang tidak membawa kepada penambahbaikan seterusnya menjadi kekal.

Apa yang Berlaku dalam Organisasi yang Terhenti Membuat Keputusan

Dalam organisasi yang mempunyai banyak kelulusan, fenomena berikut berlaku serentak. Semua orang menjadi “orang yang tidak membantah”, tiada siapa menjadi “orang yang membuat keputusan”, dan keputusan menjadi mengikut precedent. Ini bukan masalah sikap atau keupayaan di lapangan, tetapi masalah reka bentuk organisasi yang “tidak mereka bentuk pembuat keputusan”.

Bukan “Mengurangkan Kelulusan” tetapi “Mengurangkan Pembuat Keputusan”

Titik perbezaan di sini bukanlah sama ada untuk menambah atau mengurangkan kelulusan. Perbezaan asas adalah sama ada untuk memperjelas “siapa yang membuat keputusan”. Mengurangkan pembuat keputusan bermaksud reka bentuk organisasi yang menentukan seorang pembuat keputusan akhir untuk setiap tema keputusan.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Perkara Penting dalam Reka Bentuk Mengurangkan Pembuat Keputusan

Apa yang diperlukan untuk mengurangkan pembuat keputusan bukanlah sistem yang kompleks. Adalah penting untuk menentukan sekurang-kurangnya tiga perkara berikut.

• Siapa yang membuat keputusan ini?
• Sejauh manakah skop keputusan orang itu?
• Di bawah syarat apakah ia dikembalikan kepada keputusan pengurusan?

Jika ini jelas, kelulusan boleh diminimumkan.

Kes di mana Proses Kelulusan Diperlukan

Sudah tentu, tidak semua kelulusan adalah buruk. Dalam keputusan yang melibatkan jumlah wang yang besar, risiko yang tinggi, atau memberi kesan kepada seluruh organisasi, kelulusan berfungsi sebagai “garisan bantu keputusan”. Masalahnya ialah kelulusan telah menjadi “alat untuk tiada siapa yang membuat keputusan”.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Jika Kelulusan Ditambah, Kesilapan Akan Berkurang

Walaupun kelulusan ditambah, kualiti keputusan tidak meningkat secara automatik. Malah, ia cenderung menjadi keadaan di mana tiada siapa berfikir secara mendalam dan hanya melihat precedent.

Kesalahfahaman ②: Jika Pembuat Keputusan Dijadikan Satu Orang, Ia Akan Menjadi Diktator

Sama ada ia menjadi diktator atau tidak ditentukan bukan oleh bilangan orang, tetapi oleh reka bentuk proses “sama ada kriteria keputusan dikongsi” dan “sama ada pengesahan dan pembetulan boleh dilakukan”.

Soalan untuk Disemak Semula dengan Keputusan Ini

Dalam keputusan pengurusan atau proses kerja organisasi anda, bolehkah anda menjawab soalan berikut?

• Siapa yang membuat keputusan akhir untuk keputusan ini?
• Apabila gagal, sebagai keputusan siapa ia boleh disahkan?
• Adakah kelulusan membantu keputusan, atau menghentikannya?

Jika anda tidak dapat menjawabnya, struktur mungkin condong ke arah menambah kelulusan.

Ringkasan (Tiada Jawapan Betul)

Menambah kelulusan mencairkan tanggungjawab, mengurangkan pembuat keputusan membolehkan pengesahan. Masalahnya bukan pada bilangan orang tetapi pada struktur keputusan. Organisasi yang lambat membuat keputusan tidak mereka bentuk “pembuat keputusan” itu sendiri yang menghasilkan keputusan boleh balik (boleh disahkan dan dibetulkan). Inilah masalah teras mengapa pendelegasian kuasa tidak berfungsi dalam keputusan pengurusan PKS.