Pola Penilaian 10 | Masalah Individu atau Masalah Reka Bentuk?

Kesimpulan “Sebab Orang Itu, Sistem Tidak Berfungsi”

Apabila berlakunya masalah atau kemerosotan dalam organisasi, terdapat satu kesimpulan yang paling cepat dan paling kuat muncul. Iaitu penilaian seperti “Kemahiran orang itu tidak mencukupi”, “Rasa tanggungjawabnya lemah”, atau “Dia tidak sesuai”. Penilaian ini mudah difahami, memberi kesan serta-merta, dan mudah membawa kepada tindakan seterusnya. Namun, ia juga merupakan penilaian yang paling banyak mengabaikan masalah sebenar.

Lapisan Keputusan Pengurusan (Why)

“Masalah Individu” Menghentikan Pemikiran Reka Bentuk

Apabila masalah dianggap sebagai “masalah individu”, pemikiran organisasi akan terhenti pada “ambil semula pekerja baharu”, “tukar orang”, atau “beri latihan”. Ini sendiri tidak semestinya salah. Namun, jika menukar orang tanpa memikirkan mengapa individu tersebut membuat keputusan sedemikian, masalah yang sama akan berulang, dan organisasi akan terjebak dalam kitaran pengambilan pekerja yang sama berulang kali. Ini adalah keadaan di mana pemikiran untuk mempersoalkan “reka bentuk” organisasi atau operasi telah terhenti.

Keputusan untuk Menganggapnya sebagai Masalah Reka Bentuk

Menganggapnya sebagai masalah reka bentuk bukan sekadar tidak menyalahkan individu. Ia adalah tentang mengesahkan di tempat kejadian: “Apakah keputusan yang diperlukan?”, “Adakah kriteria keputusan dikongsi?”, “Adakah skop tanggungjawab sesuai?”. Dengan kata lain, ia memerlukan keputusan pengurusan yang boleh dipulihkan dengan menanyakan, “Adakah masalah yang sama akan berlaku walaupun orang itu berbeza?”.

Tiga Corak Biasa yang Kelihatan Seperti Masalah Individu

① Tiada Kriteria Penilaian

Apabila jawapan yang betul tidak dinyatakan dengan jelas dan keputusan diserahkan kepada naluri, hasilnya akan berbeza-beza tidak kira siapa yang bertanggungjawab.

② Skop Tanggungjawab yang Kabur

Apabila tidak jelas sejauh mana keputusan boleh dibuat dan tiada prosedur pemulihan sekiranya gagal, keputusan akan menjadi lewat dan terlalu berhati-hati.

③ Jurang antara Reka Bentuk dan Realiti

Dalam kes di mana sistem wujud tetapi tidak digunakan, atau peranan berbeza daripada jangkaan, masalahnya bukan pada individu, tetapi pada reka bentuk yang tidak mengikuti realiti.

Lapiran Pelaksanaan Pakar (How)

Tiga Soalan untuk Membezakan Keputusan

Untuk membezakan sama ada ia “masalah individu” atau “masalah reka bentuk”, tiga soalan berikut adalah berkesan.

• Adakah keputusan ini meragukan sesiapa sahaja yang melakukannya?
• Adakah kriteria keputusan dikongsi terlebih dahulu?
• Adakah cara untuk kembali sekiranya gagal telah direka bentuk?

Jika mana-mana daripada ini tiada, kemungkinan besar ia adalah masalah reka bentuk.

Kes yang Perlu Dianggap sebagai Masalah Individu

“Pengurusan Boleh Kembali” yang menekankan keputusan pengurusan boleh dipulihkan juga tidak menjadikan semuanya sebagai masalah reka bentuk. Dalam kes di mana terdapat penyimpangan daripada piawaian yang jelas, pengabaian peraturan secara sengaja, atau kegagalan melaksanakan tugas walaupun memahami skop tanggungjawab, keputusan untuk menganggapnya sebagai masalah individu adalah perlu. Perkara penting adalah mematuhi urutan “pertama, persoalkan reka bentuk” terlebih dahulu.

Kesalahfahaman Biasa

Kesalahfahaman ①: Menganggapnya sebagai Masalah Reka Bentuk Akan Menjadikannya Lemah

Mengkaji semula reka bentuk bukan bermakna mengaburkan tanggungjawab peribadi. Sebaliknya, ia adalah laluan terpantas untuk mengelakkan kegagalan yang sama pada masa hadapan dan membawa kepada pengukuhan reka bentuk organisasi.

Kesalahfahaman ②: Tidak Mengakui Masalah Individu Akan Menjadikan Organisasi Tidak Terkawal

Punca organisasi tidak terkawal selalunya bukan kekurangan teguran atau disiplin, tetapi “ketiadaan struktur keputusan”. Tindakan autonomi hanya boleh wujud dengan proses operasi dan pendelegasian kuasa yang sesuai.

Soalan Terakhir untuk Disemak dengan Keputusan Ini

Apabila masalah berlaku, soalan terakhir yang perlu disemak adalah seperti berikut.

• Adakah masalah ini akan hilang jika orangnya ditukar?
• Adakah ia tidak akan berlaku jika orang lain melakukannya dengan reka bentuk yang sama?
• Adakah kriteria keputusan dan skop tanggungjawab jelas?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, kemungkinan besar masalahnya bukan pada individu, tetapi pada reka bentuk.

Kesimpulan (Tiada Jawapan Mutlak)

Kesimpulan “masalah individu” mudah membawa kepada pemikiran yang terhenti dan menjauhkan penyelesaian akar umbi. Sebaliknya, mengkaji semula sebagai “masalah reka bentuk” adalah keputusan boleh dipulihkan yang membawa kepada pencegahan berulang dan pengukuhan organisasi. Dalam pengurusan PKS, perkara penting adalah urutan pembezaan ini, iaitu “adakah anda mempersoalkan reka bentuk sebelum mempersoalkan individu?”. Inilah teras pola penilaian untuk membina organisasi yang mampan.